Korter vergaderen met een andere aanpak
Hoe lang vergaderen we gemiddeld per week? Volgens recente cijfers van het CBS blijkt dat we 6,5 uur per week vergaderen. 6,5 uur. Bijna een werkdag per week gaat gemiddeld op aan vergaderen. En wat levert het op? Naast de communicatie onderling (hopelijk), merken wij dat het vooral energieverslindend is. En dat hoeft niet!
“We hebben onlangs twee dagen over dit thema vergaderd”, riep een van de deelnemers in een sessie onlangs. “Het leverde niets op. We waren er nog niet uit. En met een van jullie tools kwamen we binnen een half uur tot een eerste plan. Bizar toch?” De verbazing was van zijn gezicht af te lezen. Toch is het niet onlogisch. Vergaderingen zijn opgebouwd uit automatismen door de jaren heen.
Korter vergaderen, waar zit de winst?
Robin de Haas, auteur van Ongewoon goed vergaderen, zei daar onlangs over: “In de jaren ’60 en ’70 waren de onderwerpen bij een vergadering duidelijker. Een bespreking draaide altijd om coördineren en organiseren. En de hiërarchie was ook veel duidelijker. Tegenwoordig wil iedereen meepraten, terwijl de voorzitter vaak nog 75 procent van de tijd aan het woord is. Dat zorgt ervoor dat we gefrustreerd raken.’’
Introvert en extravert
Binnen een groep mensen is ten minste één derde introvert. Ben je introvert, dan is de kans groot dat je je eerder afzijdig houdt. Eerst even nadenken, voordat je iets in de groep gooit. Het laten bezinken. Wat er dan gebeurt in de groepsdynamiek? Mensen die vaak op de voorgrond treden, nemen de overhand.
Korter vergaderen met creatief denken
Met creatief denken voorkom je dit. Als we werken met een vergadering van 70 man zetten we tools in die ervoor zorgen dat er spreektijd is voor iedereen. De Disneymethode (werken in deelgroepen van 4), korte pressurecookers en tussentijds ophalen per groepje zorgt ervoor dat je niet alleen plenair met elkaar spreekt en in de grote valkuil trapt. Je bereikt meer in korte tijd.
Communicatiestijlen: waar liggen de valkuilen?
“Dat is allemaal leuk bedacht, maar we hebben een voorzitter die altijd enorm uit loopt!”
Wie kent het niet? Met beperkte tijd op de klok blijft iemand uitweiden. Of er komt nog een vraag, en nog een vraag, en nog een vraag.
Welkom in de wereld van verschillende communicatiestijlen. Ontdek via de kleurentool hiernaast wat jouw voorkeursstijlen zijn en ontdek meer over de betekenissen van de kleuren.
Valkuilen bij jezelf en de ander weet je dan eerder te herkennen.
Kleurentool
Word je tureluurs van al die mensen die nooit iets afmaken? Vraag je je af waarom iemand afhaakt als je enthousiast je idee presenteert? Of waarom het toch zo lastig blijft knopen door te hakken binnen je team? Klik hier en start direct de kleurentool.
De groepssamenstelling: wie nodig je uit?
Het is ook goed om te kijken wat voor groep mensen je uitnodigt voor de vergadering. Nodig niet alleen mensen uit die inhoudelijk betrokken zijn, maar ook generalisten of mensen die verder van het onderwerp af staan. De laatste groep noemen we ‘wilde ganzen.’
Hierdoor maak je het doorliften op elkaar makkelijker. Uit die vaste cirkel stappen van ‘Ja, maar…’ of ‘Dat hebben we al geprobeerd!’ gaat dan een stuk makkelijker. Er komen meer creatieve ideeën los en mensen delen eerder input met elkaar
Rekening houden met de groepssamenstelling helpt uit de traditionele vergaderstructuur te blijven. In combinatie met creatieve tools bespaar je een hoop tijd: korter vergaderen dus.
De Disney methode voor vergaderen
Disney heeft het ooit onderzocht in de ontwikkeling van concepten en films: werken in deelgroepjes van 4 levert de meeste creativiteit op. En dan ook steeds iemand anders die presenteert en werken in korte pressure cookers. Zo voorkom je dat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn of dat er lange discussies ontstaan.
In een sessie met een grote groep deel je idealiter deelnemers op in groepen van drie, vier of vijf. Je stuurt op die manier de groep op een heel andere wijze aan. Niet te vergelijken met een traditionele brainstorm! Deze structuur helpt veel mensen tot een concreet doel te komen, vrijer te denken, meer ideeën met elkaar te delen en bovenal zich meer uit te spreken.
Met Start2Create voegen we er ook tools aan toe om je brein op een andere manier aan te zetten. De eerste input is de basis om in stap twee tot iets concreets te komen. Zo worden plannen eerder gedragen èn kan je sneller overgaan op actie.
Dat onderschrijft De Haas ook. Een workshopachtige setting waarbij medewerkers moeten samenwerken in plaats van bespreken werkt beter, sneller en geeft meer energie.
Kortom, wees geen vergadertijger, maar heb lef het eens anders in te steken.
Waarom Start2Create?!
Uit de ‘Ja, maar…’ en in de ‘Ja, EN!’ Denken in kansen en mogelijkheden in plaats van steeds een beperking op te leggen. De facilitators van Start2Create dagen je uit anders te denken tijdens sessies, trainingen en opleidingen.
Altijd anders. Dynamisch. Een lach. En bovenal praktisch ingestoken, zodat je er meteen mee aan de slag kan.
Ontdek hoe we kunnen begeleiden
Speelde als golfster op de Europese Tour. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak.
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer.
Al op jonge leeftijd gevormd door de turnsport. Daniëlle herken je aan haar lef, energie en lach.