Een jaarplan is simpelweg “het plan voor komend jaar”. Je beschrijft hier wat de doelstelling is voor komend jaar en hoe dit doel bijdraagt aan de BHAG van de organisatie, hoe je het doel gaat bereiken en welke middelen hiervoor nodig zijn. Door een jaarplan te maken weet je waar je staat en wat er nodig is voor je organisatie om verder te ontwikkelen of te groeien. Het is de strategie voor komend jaar.
In dit artikel ontdek je hoe je een jaarplan kan opbouwen. Kan je niet wachten en wil je al aan de slag? Dan vind je een aantal praktische tools in onze digitale toolbox. Zo kan je je jaarplan laden met input en draagvlak uit de hele organisatie.
Waar bestaat een sterk jaarplan uit?
Bij een jaarplan hoef je zeker niet te denken aan een boekwerk of een traject van maanden. Sterker nog, het kan gemaakt worden in 1 dag. Bij Start2Create begeleiden we organisaties bij het maken van een jaarplan in 1 dag, aan de hand van vijf onderdelen, namelijk de kernwaarden, de SWOT-analyse, de BHAG, kwartaal thema’s en een stop to do list.
1. De kernwaarden
Om een plan te maken voor komend jaar is het belangrijk om te weten waar je als organisatie voor staat. Met kernwaarden leg je de basis. In onze aanpak worden dat geen loze begrippen, maar ze zijn geladen met verhalen. Zo krijgen de kernwaarden betekenis en gaan ze leven. Ze worden zelfs een basis om keuzes mee te maken.
2. SWOT-analyse
Door de sterktes en zwaktes van de organisatie in kaart te brengen en te kijken naar de kansen en bedreigingen in de markt kan je zien waar kansen liggen voor het bedrijf. Met een van onze methodieken, een Sprong in de Toekomst, maakt je brein ook een iets andere sprong dan je wellicht gewend bent. Je ontdekt in no-time je blinde vlekken en kansen vanuit onverwachte hoek.
3. De BHAG
Waar wil jij staan over 5, of over 10 jaar? Een belangrijk onderdeel van het jaarplan is de langere termijn doelstelling voor het bedrijf. De BHAG (Big Hairy Audacious Goal), is je grote, gedurfde doel. Het gaat nog een stapje verder dan de bekende stip aan de horizon. Het zet je anders aan het denken, geeft nieuwe energie en is de basis van het jaarplan.
Waar wil je over vijf jaar staan met jouw organisatie? Of over tien jaar? Dit doel bepaal je natuurlijk niet ieder jaar opnieuw, maar vormt wel de basis voor het jaarplan van komend jaar. De BHAG is namelijk onderdeel van de langere termijn strategie van de organisatie en het jaarplan is een plan.
SMART doelstellingen
Aan de hand van het grote, gedurfde doel maken we kortere termijn doelstellingen voor komend jaar. Stuk voor stuk dragen deze doelen bij aan de BHAG. Om de doelen zo concreet mogelijk te maken formuleren we deze SMART. Dus specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Oftewel: een haalbaar, realistisch doel met een deadline, waarvan we kunnen meten of het behaald is.
4. Kwartaal thema’s
Elk jaar krijgt dus een eigen doelstelling. In lijn daarmee komen de kwartalen met elk een eigen thema, concrete acties en manier om successen te vieren. Door de thema’s creëer je focus. En een glimlach. Bovendien, iedereen binnen de organisatie kan makkelijker keuzes maken.
Kwartaalthema’s helpen bij de uitvoering en realisatie van de doelen. Om het overzichtelijk te maken, delen we de belangrijkste thema’s van het jaar in kwartalen in. Het hele kwartaal staat dan in het teken van een doelstelling, die bestaat uit verschillende, concrete to do’s. De to do’s koppelen we direct aan mensen, zodat iedereen gelijk weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Zo leggen we het eigenaarschap van de to do bij de personen die het moeten uitvoeren. Dit zorgt voor draagvlak en eigenaarschap binnen het bedrijf. Is een kwartaaldoel gehaald, dan heb je natuurlijk ook iets te vieren met elkaar. Je vindt met elkaar een weg om met een glimlach aan het kwartaalthema te werken.
5. De stop-to-do-list
Soms is het goed om te stoppen met bepaalde dingen, wil je verder komen als organisatie. Op de vraag “wat gaan we niet meer doen?” kan een mooie lijst van afspraken komen die voor iedereen een stok achter de deur worden. Heb je bijvoorbeeld vorig jaar te veel tijd besteed aan adhoc vergaderen? Dan zetten we op de stop-to-do-list “Stoppen met adhoc vergaderingen”. En voila! Het plan staat! Het hele team weet wat het doel is, wat de to do’s zijn en waarom we dit gaan doen.
6. De opbouw van het jaarplan
Je kan het plan zo lang maken als je wilt, maar een concreet jaarplan kan makkelijk op maximaal twee A4’tjes. Zorg ervoor dat je concreet blijft in het schrijven van een jaarplan. De ideale opbouw van een jaarplan is als volgt:
- Kernwaarden
- BHAG & Doelstellingen & hoe deze bijdragen aan de BHAG
- Planning & verantwoordelijken: hoe gaan we de doelstellingen behalen en wie is waar verantwoordelijk voor?
- Middelen: welke middelen zijn er nodig om de doelen te bereiken? Heb je deze allemaal beschikbaar, of zul je bijvoorbeeld nieuwe mensen moeten aannemen?
Draagvlak voor het jaarplan
De inhoud en doel van het jaarplan is duidelijk, maar hoe zorg je voor draagvlak voor het plan, intern? Met drie tips zorg je ervoor dat je op een vernieuwend jaarplan maakt die bijdraagt aan de groei van het bedrijf en gedragen wordt door de hele organisatie of het hele team.
Tip 1: Een jaarplan maken ‘van onderaf’
Een hele organisatie achter je jaarplan of meerjarenplannen, klinkt dat utopisch? Niets is minder waar. Met Start2Create hebben we diverse organisaties begeleid naar gedragen toekomstplannen en jaarplannen. Van sportbonden en gemeentes, tot aan onderwijsinstellingen. En met één gemeenschappelijke factor: hoe erg je als directie of management ook staat te trappelen je kernwaarden, visie of strategie te presenteren, we vragen je het nog even stil te houden.
Door middel van diverse creatief denken tools gebruiken we de dynamiek en creativiteit van de groep. Resultaat? Uitkomsten, die niet alleen ook uniek kunnen zijn, maar waar de mensen ook achter staan, omdat de uitkomsten door hen zelf aangedragen zijn. Zo krijg je in de implementatie meer betrokkenheid en draagvlak.
Tip 2: Creatief denken tool: de Omgekeerde Vraag
Een van de meest gestelde vragen bij het maken van jaarplannen is: hoe krijgen we onze mensen mee in onze plannen? Of: hoe krijgen we ze in beweging?
Er is geen directe en kant en klare oplossing voor die vraag. De kunst is wel te herkennen wanneer een oplossing veel tijd vergt of van bovenaf opgelegd wordt. Waardoor er weerstand ontstaat. Het werk dat je verricht doe je misschien al jaren op dezelfde manier. Maar is die werkwijze wel zo effectief? Zo hebben we tijdens een sessie met een sportbond de Omgekeerde Vraag als tool ingezet.
In plaats van te vragen hoe je sportclubs mee krijgt in je jaarplannen, vroegen wij: Hoe zorgen we ervoor dat alle clubs het jaarplan in de prullenbak willen gooien? In vijf minuten was de flip-over volgeschreven. Niet met onze antwoorden, maar van de verenigingsondersteuners zelf. Soms zijn de antwoorden uitvergroot, soms erg dicht bij de waarheid.
Deze methodiek biedt je een ideale spiegel aan het begin van een strategische sessie over de jaarplannen. Want nadat je dat rijtje met antwoorden hebt opgehaald is het zaak te kijken naar wat nu eigenlijk al gebeurt. Over het algemeen komt 40 tot 60 procent van de antwoorden in de praktijk al voor.
De Omgekeerde Vraag is ideaal om mee te beginnen, voordat je met elkaar allerlei nieuwe ideeën gaat ontwikkelen of beslissingen maakt. Met Start2Create passen we daarna een diversiteit aan andere methodieken toe om tot input en (baanbrekende) ideeën te komen. Een deel van de tools vind je in onze digitale toolbox, die je gratis kan downloaden.
Toolbox
Uit de ‘Ja, maar…’ en in de ‘Ja, EN…!’ In onze toolbox vind je een aantal werkvormen om anders te vergaderen. En om in korte tijd tot nieuwe inzichten en ideeën te komen. Wil je de toolbox direct in je mail? Klik dan hier.
Tip 3: Sprong in de Toekomst
Stel, het jaarplan is al gemaakt door jou en je collega’s. Maar wat als blijkt dat er draagvlak mist bij anderen? Of je wordt overvallen door kritiek? Maak dan de Sprong in de Toekomst.
Je jaarplannen toetsen met deze tool bij anderen is ineens een stuk minder spannend. En het voordeel is, je bent er niet meer dan twintig minuten aan kwijt en kan dit met meerdere personen tegelijk doen. Je ontdekt de goede punten in de plannen, je haalt de pijnpunten en blinde vlekken op en tenslotte de tips of aanbevelingen zijn.
De Sprong in de Toekomst doen vóórdat je aan je plannen begint kan je ook een hoop tijd, frustratie en denkwerk schelen. Van begin af aan betrek je je mensen op een eenvoudige manier en haal je in korte tijd veel input op. Doorgaans is het geen hogere wiskunde, maar geef je mensen vooral het gevoel dat ze actief hebben meegedacht in de jaarplannen. Hoe de tool werkt ontdek je in onze toolbox.
Een jaarplanning maken
Om een plan concreet te maken, maken we graag een planning. Met de methode die we bij Start2Create gebruiken, wordt het jaarplan gemakkelijk een jaarplanning. Dankzij de kwartaalthema’s en to do’s per kwartaal weet iedereen wat er in het kwartaal gedaan moet worden. En waar de verantwoordelijkheden liggen. Het enige wat nog gedaan moet worden is het uitvoeren van de to do. En goed nieuws: je weet precies wie, waar verantwoordelijk voor is. Kortom, met het jaarplan van start2create heb je niet alleen een plan, maar ook een concrete jaarplanning.