Meer halen uit je personeelsbijeenkomst
Een moetje, veel mensen onvoorbereid? Grafiekjes en voortgang oplepelen? Ontdek hier waar je zeker aan moet denken bij het voorbereiden en houden van een personeelsbijeenkomst!Meer halen uit je personeelsbijeenkomst
We zijn benieuwd welke van deze lijst je kan aanvinken!
- Lange presentatie
- ‘Ja, maar…’ (gevolgd door een reden waarom iets niet kan)
- Een of twee gaan steeds de discussie aan en het is lastig ertussen te komen
- Stille mensen niet aan het woord
- Gevoel dat een besluit of strategie wordt opgelegd van bovenaf
Ontdek in dit artikel 3 tips voor de voorbereiding en 3 tips voor de personeelsbijeenkomst zelf!
Personeelsbijeenkomst: de voorbereiding
1. Daag uit tot een unieke personeelsbijeenkomst
Zet eens een streep door de bekende elementen van een personeelsvergadering. Dat kan zijn: presentatie, stoelen, de bekende ruimte, pennen, voorstelrondje, vragenrondje. Wat blijft er dan over? Wat kan er wel? Wat zou een alternatief zijn dat ook nog eens energie oplevert?
2. Verras.
Verras met een goede lunch, in plaats van een simpel wit broodje met kaas. De winst van een personeelsbijeenkomst vind je in de kleine momenten dat mensen zich gewaardeerd worden. Verrassen hoeft niet altijd geldt te kosten. Stel van te voren de vraag aan ieder team: hoe kunnen we kleine successen vieren? Geef die creativiteit de ruimte op de bijeenkomst zelf!
3. Andere opstelling, andere materialen
Als je met 100 of 200 mensen bent is een zitplek natuurlijk handig. Vaak is dat een theateropstelling. De aandacht van mensen verslapt na 10 minuten presentatie en het brein onthoudt +/- 4% van de informatie. Zorg in de kleinere sessies in ieder geval voor: een U-vorm van stoelen en slechts enkele tafels tegen de wanden aan. Vul sessies aan met andere materialen als grote vellen, stiften, gekleurde stickers. Zo kun je op inhoud mensen op een andere manier aan het denken zetten, en creativiteit en openheid stimuleren.
Een onvergetelijke personeelsbijeenkomst
1. Een lach
Met een lach maak je dopamine vrij in het brein. Het leidt tot een gelukkiger gevoel, meer creativiteit en een andere dynamiek in het programma dat volgt. Een andere start heb je al met de Wie-Ben-Jij?’kaarten of de Startblokken. Het kost je nog geen kwartier van het programma, of leg ze neer bij de lunch.
Met de Rode Kaart heb je een vele malen effectiever overleg. Van ‘Ja, maar…’ ga je met elkaar denken in ‘Ja, EN’.
Wie-Ben-Jij / Rode kaart
2. Interactie
Kies je ervoor te presenteren en vermijd je liever inbreng of discussies De bijeenkomst kan je benutten om direct te werken aan eigenaarschap, en zelf mensen na te laten denken over uitdagingen of kansen.
Ook kan je zo ontdekken wat de ontwikkelfase(s) zijn van de teams of afdelingen.
Kies voor geschikte werkvormen, die ook leuk zijn om mee te werken.
3. Actie Redactie
Voor je het weet sluit je af met de laatste vragen en gaat iedereen weer de eigen weg. Maar wat ga je nu echt dóen? Als individu, als team, als manager?
Een kleine rekensom: voor een bijeenkomst van een dagdeel, doe een 30 minuten actie redactie, afdelingen gemixt. Voor een dag: doe een uur actie redactie.
5-4-3-2-1-DOEN!
Personeelsbijeenkomst: de follow-up
“Oja, dat was die ene leuke bijeenkomst. Twee maanden geleden. Ja… wat hebben we daar ook al weer gedaan?”
Nieuwe ideeën raken al snel in de vergetelheid, acties blijven uit en voor je het weet blijven juist de negatieve punten hangen. Zonde als je een knettergoede bijeenkomst hebt neergezet!
Hoe goed je het ook begeleid en wie je ook als externe inschakelt: het succes van je bijeenkomst valt of staat met de follow-up.
- Grove resultaten / hoofdlijnen een dag later naar de deelnemers mailen. Gewoon beknopt, met wat de mensen de komende weken kunnen verwachten – en natuurlijk zelf kunnen doen.
- Werk met praktische kwartaalthema’s, waar ieder team op de eigen manier aan kan bijdragen.
- Maak voortgang en tussentijdse successen groot zichtbaar. Zoals het laten tekenen van uitkomsten, of laat hen zelf bedenken hoe zij de voortgang zichtbaar kunnen maken.
Voorbeelden van personeelsbijeenkomsten
(die net even anders zijn)
Koersplannen voor onderwijsstichtingen
Start2Create begeleidt met de poule aan facilitators door het hele land grote en kleine bijeenkomsten. Input ophalen voor koersplannen deden we bij groepen van 25 mensen en bij groepen van 150 en 250 medewerkers. Samen nadenken over oplossingen, ongemerkt een SWOT analyse (nog nooit zo makkelijk en leuk geweest) en de rode draad en pijlers liggen er voor de directie en adviseurs die moeten gaan schrijven. Met teambuilding en door net even anders te denken.
Sessies na elkaar organiseren kan, of… verspreid tegelijk 250 docenten door de stad.
Met 250 docenten aan de slag voor het Koersplan
Kwartaalsessie & teamvorming ineen
Even een vraag. Heb je genoeg gelachen de laatste bijeenkomst? En ook genoeg kansen met elkaar ontdekt? Of waren het vooral saaie cijfers en steeds de directeur aan het woord?
Met de juiste tools kan je er iets heel anders van maken. Meer verbinding, nieuwe kansen bedenken èn uitwerken, successen vieren (ook de kleine) en zo indirect werken aan eigenaarschap en teambuilding. Vooral: de denkkracht van alle mensen inzetten op de uitdagingen van het volgende kwartaal.
Meer inspiratie en tips
Kick-off sessie voor het meerjarenplan
Stel, je schrijft je plannen voor de komende 8 jaar uit. Een grote sportbond had de plannen in de stijgers staan en koos ervoor met 30 mensen van de bond mee te laten denken in alle pijlers. Breedtesport, topsport, partnerships, evenementen, communicatie: door elkaar en samen bedenken hoe je het als bond kan aanpakken.
Einde van de dag: Actie Redactie! Wat ga je met je eigen afdeling doen?
Het vervolg werd in thema-sessies opgepakt, eens per kwartaal. Iedereen minimaal 3x erbij aanwezig en meedenken in elkaars uitdagingen.
Startgesprek / Kennismaking?
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak.
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer.