Start2Create faciliteerde begin dit jaar 2 sessies in Oirschot, georganiseerd door de gemeente en buurtsportcoach Corné Boot. “Je raadt het nooit,” vertelt Corné in mei tegen Kyra van Leeuwen, facilitator bij Start2Create die er beide avonden ook bij was. “Ze hebben de veiling gedaan, en alle taken zijn vergeven!”
“De Veiling” was een van de concepten die op de tweede avond concreet was uitgewerkt. En echt uitgevoerd met de groep. Tafel in het midden, hamer erbij, 3 kavels gemaakt, en veilen maar.
Dat werd nabellen dus, met volleybalvereniging de Verrekijker. Lees hier het interview met Britt, bestuurslid.
“Negatief denken”
“Vorig jaar hadden we bij ALV aangekondigd dat meer vrijwilligers noodzakelijk waren, omdat anders de toekomst van de club onzeker was,” vertelt Britt, bestuurslid bij de vereniging. “Dat leverde helaas geen nieuwe vrijwilligers op. Begin dit jaar waren we nog erg zoekende. Op een gegeven moment ga je negatief denken en zie je weinig andere opties meer. Dus we zagen de sessies wel als laatste red poging, anders wisten we ook niet hoe het verder moest.”
“We meldden ons aan voor de twee sessies ‘Welkom op de Club’. Er waren 16 deelnemers van 11 verenigingen. Op avond 1 ervaarden we een andere manier van kennis maken en dachten we met elkaar mee op allerlei vrijwilligersvraagstukken. Met creatief denken. Op avond 2 was er weer een nieuwe vraag en kansrijke concepten concreet uitwerken.”
Terug naar die tweede sessie in februari. Wat gebeurde daar?
“De groep bedacht op vraag ‘Hoe kunnen we mensen kennis laten maken met vrijwilligerstaken?’ Dat leidde al snel tot 14 unieke concepten. Dingen waar je niet zo snel aan zou denken. We gingen stemmen met stickers. De top 4 werd na de pauze uitgewerkt, in nieuwe groepjes.
*Lees alle 14 uitkomsten onderaan dit artikel
“Deze 2e sessie maakte het verschil voor ons, omdat we de ideeën gingen uitwerken. Wij zaten eigenlijk in een ander groepje, een heel ander concept uit te werken. Op het eind zagen we dat andere groepje De Veiling presenteren, dat was best leuk om te zien. Ze veilden voor de vorm 3 taken en iedereen deed mee. Het was met een grappige ondertoon en niet te serieus, dat heeft het voor ons versterkt. We zagen het ook voor ons.
Anne en ik hebben alle uitkomsten gedeeld met de rest van het bestuur. Iedereen was wel enthousiast over de takenveiling. We dachten toen, laten we proberen op onze vereniging. Het kan mis gaan, maar anders hebben we ook niks!”
Hoe pakten jullie het toen verder op?
“Alle taken die er zijn hebben we met een groepje letterlijk in kaart gebracht. Van hele kleine taken (flyers rondbrengen, foto’s maken) tot aan de taak als voorzitter. En alles ertussen in. We hebben 30 taken uitgewerkt op kaartjes. Plus, hoeveel tijd de taken ongeveer per week kosten en een korte omschrijving erbij.
De ALV zou pas in juni zijn en daarop konden we niet wachten, dus planden we een aparte avond. In de aankondiging lieten we weten dat het een informele avond zou worden bij de brouwerij in het dorp, met een leuke borrel en hapjes. Alle taken hadden we ook in een bestand gezet en die samen met de uitnodiging voor de veiling gemaild naar leden.
Normaal zouden we niet zo’n hoge opkomst rekenen. En toen melden er ineens heel veel mensen aan!”
En hoe ging het op de avond zelf?
“Er waren een stuk of 40-50 mensen en ook ouders van jeugdleden kwamen!
We hadden de kaartjes op een magneetbord geplakt. De avond hebben we het echt begeleid als een veiling, om de beurt gepresenteerd. ‘Zeg maar wat je wilt en wat je leuk lijkt,’ zo ging het. Sommige taken gingen best snel. Anderen duurden wat langer omdat mensen even moesten nadenken.
Het ging boven verwachting. Je merkte dat iedereen de urgentie ervan inzag. Als één iemand zei ‘Ik doe wel deze taak’, dan ging de ander ook overstag. Sommige taken werden met 2 personen opgepakt.”
En, er was nog 1 taak over…
“Op het eind van de avond waren alle taken vergeven. Op één na: de grootste taak met de meeste verantwoordelijkheid: de voorzitter.
Op het einde van de avond praatten we nog na met enkele aanwezigen. Toen vertelde iemand: ‘Ik doe het wel.’ En dat kwam omdat ze had gezien dat daarvoor iedereen wel iets op zich had genomen.
Na afloop hebben we heel veel complimenten gehad. Zoals ‘Knap dat jullie dit hebben gedaan!’ en ‘Dat jullie dit zo hebben aangepakt!’ Al die taken allemaal opschrijven. Ja, dat was wel het grootste werk. Maar het was wel goed om dat te doen als club. En kijk wat het heeft opgeleverd!”
Alle taken geveild: hoe gaat dat nu, drie maanden later?
“Mensen zijn al met hun taken begonnen. Sommige taken hebben we laten overdragen per persoon + een nieuwe overdracht geregeld. Voor de mensen met nieuwere taken zeiden we: sluit een keer bij de bestuursvergadering aan en dan denken we met elkaar mee. Een iemand neemt nu een stuk IT onder handen. Dat was even werk, nu kan hij het netjes beheren. En met de nieuwe bestuursleden erbij geeft het een hoop nieuwe ideeën en nieuwe energie!”
Het is natuurlijk even zoeken voor iedereen en wel wennen voor sommigen. Maar ik weet dat mensen uiteindelijk ook zelfstandig dingen kunnen doen.
De ALV is in juni geweest en inmiddels hebben we de bestuurswissel gehad. In het begin gaan we dit nog even met z’n zessen dragen. Ondervinden hoe het gaat zijn. Met een hoop creatieve enthousiastelingen!”
Wacht even.. en jullie eigen concept van avond 2, ‘De Koffer’?
“We bedachten in sessie 2 ‘De koffer’. Het idee was: Kies een koffertje en daarin zit een vrijwilligerstaak. Je weet alleen nog niet welke, het is een verrassing. Van te voren weet je dus niet wat je in handen krijgt.
In het bestuur hebben ook over de Koffer gehad, net als enkele andere concepten. Alleen in maart moesten we als vereniging echt actie ondernemen. De veiling paste het beste op dat moment. We hebben de koffer nog niet heel concreet uitgewerkt. Dat gaat later denk ik wel gebeuren, aan het begin van het seizoen als iedereen weer terug is. Dat idee kunnen we ook aanpassen naar bijvoorbeeld informatie voor nieuwe of huidige leden.
Eén is geen
Eén sessie is eigenlijk geen,” vertelt Kyra van Start2Create. “Je hebt natuurlijk wel die aanzet tot anders denken. Het is inspireren. Voor het uitvoeren heb je een tweede sessie nodig. Zo zag het er in Oirschot uit:
Sessie 1
Wie Ben Jij – 3 rondes speeddaten. Niet iedereen kent elkaar. Dus: enkele minuten in gesprek aan de hand van vragen die net even anders zijn. Steeds weer een lach. Doordraaien naar een nieuwe gesprekspartner. Met nog geen 10 minuten heb je een andere start van een sessie en geen traditioneel voorstelrondje.
Dan de uitleg creatief denken: 2 minuten theorie. Daarna meteen aan de slag met vragen ophalen uit de groep. Kom maar op, het is jullie avond. Vervolgens kiezen we de vragen uit in een logische volgorde. Met soms 2 of 3 scherpe vragen heb je ook voor meerdere vragen uitkomsten.
Je verkent daarbij de uithoeken van je brein, want de tools dagen uit echt heel anders te denken.
Sessie 2
Omdat je brein zo moet wennen, en omdat je uitkomsten vaak even moet laten bezinken (en even overleggen op de club zelf) zie je dat uitkomsten minder snel worden opgepakt dan in 2 sessies. In een 2e sessie heb je altijd een nieuwe tool èn wat we noemen een Actie Redactie.
Dat houdt in concreet maken binnen een kwartier. Blijven denken in Ja, EN. En tot slot; niet de uitkomst platweg presenteren, maar zo veel mogelijk de anderen er echt in meenemen. In dit geval konden ze de veiling echt toepassen.”
Tot slot… hier alle 14 concepten van avond 2!
Zelf aan de slag?
Wie-Ben-Jij?-kaarten
Andere manier van kennis maken met nieuwe leden, ouders of eens een andere start van je vergadering? Met de kaarten of de houten Startblokken voer je ineens heel andere gesprekken. Een lach gegarandeerd.
Bestellen Wie-Ben-Jij?-kaarten
Rode Kaart
Hoor je veel ‘Ja, maar…’ en ‘Dat kan niet!’? Stel oordelen nog heel even uit en ga eerst voor veel ideeën. Daarna pas keuzes maken. De Rode kaart is je stok achter de deur bij elke vergadering of brainstorm.
Download gratis de Rode Kaart
Vragen / Startgesprek?
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak. Fetish voor verbale en non-verbale communicatie.
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer. Maakt ook zo’n 400 podcasts per jaar.
