Effectief vergaderen: 5 stappen naar een effectieve vergadering.

Uit onderzoek blijkt dat 96% van de mensen wel eens een vergadering skipt en 73% zit wel eens wat anders te doen. Hiermee daalt de effectiviteit van vergaderingen. In dit artikel lees je tips voor effectief vergaderen en hoe je meer uit vergaderingen kan halen, op een aantal slimme en leuke manieren. Of download de gratis toolbox.

Download de effectief vergaderen toolbox

Wat is effectief vergaderen?

Bij effectief vergaderen denk je wellicht aan een helder doel en alle agendapunten binnen de tijd afwerken. Of misschien wel input en creativiteit die op commando ontspruit uit de groep.

Deze hoofdingrediënten van een effectieve vergadering klinken bijna utopisch. Toch kan je op elk punt slagen maken om meer uit vergaderen halen. En voorkomen dat je oeverloos vergadert, met ellenlange discussies.

Met de volgende 5 stappen houd je jezelf en je team scherp en kan je voor een effectievere – en bovenal leukere – vergadering zorgen.

Stap 1: Doelstelling bepalen

Vooraf één helder doel stellen is de eerste uitdaging. Waarom ga je eigenlijk vergaderen, wat is het doel van de vergadering? En welke obstakels willen we aanpakken met elkaar en welke niet?

De grootste valkuil is géén doel hebben. Voor je het weet is het vergaderen om te vergaderen erin geslopen. Maar te veel doelen stellen kan ook een gevaar zijn. Voor je het weet loop je voor de zoveelste keer uit in tijd, doordat al die diverse (sub)doelen stiekem toch belangrijk zijn voor deelnemers.

Het draait meer dan je denkt om KISS, Keep It Simple Stupid. Schrappen van kleinere doelen en overbodige informatie levert uiteindelijk meer energie en betrokkenheid op. Je zult hiermee doelgerichter vergaderen.

Door een heldere doelstelling te bepalen kader je niet alleen de agenda, maar kan je de tweede vraag ook makkelijker beantwoorden: wie heb je (echt) nodig in deze vergadering? Dat is de gewetensvraag: is het voor iedereen echt noodzakelijk om erbij te zijn? Een verantwoordelijkheid bij iemand neerleggen en diegene daarin loslaten is soms een enge stap maar kan de processen in je organisatie (en daarmee ook meetings) effectiever maken.

Stap 2: Voorbereiding en planning

Een andere sleutel tot een effectieve vergadering is goede voorbereiding en planning. Voorbereiding is meer dan je inlezen en je vragen voorbereiden. 

Het is ook: wat kom ik doen? Wat is je persoonlijke doel en belang? Kom ik informatie delen, geld ophalen, is jouw goedkeuring ergens voor nodig of zoek je onderbouwing?

Een goede planning hangt samen met een scherpe doelstelling. Als die helder is kan je onderdelen schrappen of informatie op een ander moment met elkaar delen. Een goede, duidelijke planning geeft structuur aan de vergadering. Iedereen weet waar de vergadering over gaat en voor ieder agendapunt is tijd ingeruimd. 

Tips voor een sterke planning:

– Communiceer vooraf kort en krachtig de belangrijkste agendapunten.

– Vergader niet te lang, stel een grens bij dertig of vijfenveertig minuten.

– Ruim tien minuten in op het eind, zodat je met elkaar kan afspreken wie wat gaat doen.

– Vraag aan alle deelnemers op welke agendapunten zij ‘aan’ gaan of waar zij geneigd zijn af te haken. Hier kan je de agenda op aanpassen. Zo kom je er ook achter of iedereen bij de vergadering aanwezig moet zijn, of dat je bepaalde onderwerpen beter kunt bewaren voor een volgende vergadering.

Stap 3: Vergadertechnieken

Er zijn tal van technieken die je kan toepassen om het proces te beïnvloeden. Zo kan je afwisselen met voorzittersrollen. Niet alleen het stokje overdragen voor diversiteit daarin, maar ook de manier waarop je de vergadering ‘leidt’. 

Doe je mee met de inhoud of sta je erbuiten? Maak je zelf beslissingen of laat je het over aan anderen? Als je een keer vastloopt of je wilt een cirkel doorbreken, dan kan je hierin afwisselen.

Moet je als voorzitter steeds politie-agent spelen? Of roepen mensen vaak ‘Ja, maar…!’ Of ‘Dat kan helemaal niet!’? Dat kan vermoeiend zijn. Dit kan je ondervangen door vooraf spelregels met elkaar af te spreken. 

Ook kunnen anders-denken technieken je helpen effectiever te vergaderen. Zo breek je met elkaar uit de vaste denkpatronen en kijk je met een frisse blik naar vraagstukken.

Download de toolbox

Stap 4: Knopen doorhakken door leiderschap te nemen

Beslissers zijn essentieel in de vergadering. Ontbreken degenen die beslissingsbevoegd zijn op een onderwerp, dan blijven ideeën of vragen liggen en blijven acties uit. Zonder knopen door te hakken duurt een vergadering niet alleen langer, maar levert het ook minder concrete acties op.

Stap 5: Vervolg geven aan de vergadering

En dan, hoe nu verder? Stop op tijd met de agendapunten en ruim tijd in met de groep om het hier over te hebben. Want overgaan tot actie na de vergadering is vaak de grootste uitdaging. 

Tijdens de vergadering al toespitsen op taken en verantwoordelijkheden schept helderheid. Wie gaat wat doen? Bewust reflectiemomenten inbouwen al tijdens de vergadering, zorgt ervoor dat een vervolg ook makkelijker te maken is.

Wat er gedaan moet worden bij de groep laten, in plaats van als eindbeslisser op te leggen, helpt om eigenaarschap te vergroten. Na afloop van de vergadering stuurt de voorzitter een korte samenvatting en taakverdeling via e-mail rond en kan iedereen aan de slag.

Train je team in effectief vergaderen

In ons wasprogramma ‘de Voorwas’ ervaar je praktische manieren om effectiever te vergaderen. Het begint met oordeel uitstellen. ‘Ja, maar…’, ‘dat kan helemaal niet!’ Of dat hebben we al eens geprobeerd’. De bekende dooddoeners uit de gemiddelde vergadering maken plaats voor denken in ‘ja, en…!’ 

Het resultaat is nieuwe energie en een andere groepsdynamiek, door met elkaar vaste denkpatronen te doorbreken, efficiënt spreektijd te benutten en anders omgaan met weerstand.

Ontdek hier meer over onze methodiek