Hoe kan je effectief vergaderen?

Vergaderingen. De één vindt het vreselijk, de andere kan niet zonder. Toch zijn vergaderingen een essentieel onderdeel van het bedrijfsleven. Los van de onderlinge communicatie en verbinding kunnen ze zorgen voor het bedenken van ideeën, worden er problemen opgelost en besluiten genomen. Maar te vaak worden vergaderingen gezien als tijdrovend, onproductief en frustrerend. Dus hoe kan je effectief vergaderen? Hier zijn enkele tips om je te helpen het meeste uit je vergaderingen te halen.

Hoe kan je effectief vergaderen?

1. Duidelijke doelstellingen instellen

Eén van de belangrijkste aspecten van effectief vergaderen is het hebben van duidelijke doelstellingen. Zonder duidelijke doelen kan een vergadering gemakkelijk afdwalen en uiteindelijk meer tijd in beslag nemen dan nodig is. Voordat de vergadering begint, moet iedere deelnemer weten wat het doel van de vergadering is. Maak ook hierin een keuze. Het is vaak effectiever over één of twee onderwerpen goed te praten, in plaats van vijf of zes kort.

Het instellen van doelen helpt ook om de agenda voor de vergadering te bepalen. Elk agendapunt moet bijdragen aan het bereiken van deze doelen. Als er punten zijn die niet direct bijdragen aan de doelen, overweeg dan om ze uit de agenda te verwijderen of ze op een andere manier aan te pakken.

2. De juiste mensen betrekken

Niet iedere medewerker hoeft bij elke vergadering aanwezig te zijn. Verzamel een groep mensen die betrokken zijn bij het doel van de vergadering. Maar zet er ook een paar wilde ganzen in. Collega’s die creatief zijn. Concepten kunnen bedenken. En juist niet dagelijks betrokken zijn bij een project. Dit zorgt ervoor dat je blinde vlekken in beeld kunt krijgen. Net zoals het nuttig kan zijn om experts of belanghebbenden uit te nodigen die waardevolle inzichten kunnen bieden.

3. Tijd effectief beheren

Tijd is een kostbaar goed, en het is belangrijk om het tijdens vergaderingen effectief te beheren. Begin en eindig altijd op tijd. Als je merkt dat de vergadering uitloopt, wees dan niet bang om items naar een volgende vergadering te verplaatsen of ze buiten de vergadering om af te handelen.

Een andere manier om tijd effectief te beheren is door time-boxing toe te passen. Dit betekent dat je een specifieke hoeveelheid tijd toewijst aan elk agendapunt en je eraan houdt. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alle punten worden besproken en dat de vergadering niet wordt gedomineerd door één onderwerp of persoon.

Creatief denken in verenigingsondersteuning

4. Zorg dat iedereen kan meedenken

Effectief vergaderen gaat niet alleen over spreken, maar ook over luisteren. Het is belangrijk dat iedereen in de vergadering zich gehoord voelt en de kans krijgt om bij te dragen. Dat is waarom de creatief denken methodiek een ideaal bindmiddel is voor een vergadering. De kracht zit hem in de concrete vraagstelling.

De setting: niet een lange vergadertafel, maar actieve tools. Overleg in kleine groepen en pressure cookers. En het uitstellen van een oordel om zoveel mogelijk concepten en ideeën te bedenken.

5. Follow-up na de vergadering

Een vergadering is pas echt effectief als de besproken punten worden omgezet in actie. Zorg ervoor dat er na de vergadering een duidelijk actieplan is en dat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.

Stuur een samenvatting van de vergadering met de belangrijkste beslissingen en actiepunten naar alle deelnemers binnen 24 uur. Dit helpt om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat en weet wat er van hen wordt verwacht.

Conclusie

Effectief vergaderen is meer dan alleen het organiseren van een bijeenkomst. Het vereist zorgvuldige planning, duidelijke communicatie en actieve betrokkenheid van alle deelnemers. Door deze principes toe te passen, kun je ervoor zorgen dat je vergaderingen productief, efficiënt en waardevol zijn voor iedereen die betrokken is. De tools uit de creatief denken methodiek bieden je hierbij houvast. De vergadering levert ideeën op en daarmee energie, in plaats van dat hij langdradig is en een herhaling van zetten.

Tweedaagse training effectief en creatief vergaderen

Wil je zelf ervaren hoe diverse tools en methodieken je verder kunnen helpen?

Naast het begeleiden van teams en organisaties trainen we professionals in effectief en creatief vergaderen. Verschillende werkvormen zetten je brein op een andere manier aan èn helpen het groepsproces verder.

Kosten: € 995,00 p.p, vrijgesteld van BTW.

Locatie:

Start2Create
Leeuwenhoekstraat 124
Berkel en Rodenrijs

Data & meer info over de tweedaagse training

 

Ik bel wel benieuwd of ik effectief kan leren vergaderen! Bel me eens