We houden van dynamische sessies. Zo blijft iedereen er actief bij, en krijgt iedereen in de opdrachten voldoende ondersteuning van ons. Als bij het ophalen een van ons schrijft, is de ander altijd in contact met de groep. Op die manier blijft iedereen gehoord en actief betrokken. Zo kunnen we de groep optimaal begeleiden!
Overlegvormen die uitdagen in het overleg
Overlegvormen dragen niet altijd bij aan een open groepsdynamiek. Onaangename stiltes, input dat wordt afgeschoten, stille mensen blijven stil. Dat kan anders!
Na het lezen van dit artikel weet je wat je moet doen voor een betere interactie, meer creativiteit, meer actie en meer eigenaarschap.
Overlegvormen zo houden, of aanpassen?
Veel overleggen starten met goede intenties, maar eindigen in hetzelfde patroon. Dezelfde mensen praten, ideeën worden snel beoordeeld en besluiten blijven hangen of worden te laat genomen. Ondertussen voelt niemand echt eigenaarschap over wat er gebeurt na het overleg. Of acties blijven voornemens, en ze verzanden. Een voorbeeld:
Hoe lang is jullie overleg volgende week?
Anderhalf uur.
Zou het ook in 60 minuten kunnen, en dat je het laatste half uur een concreet Actie moment inbouwt?
Ja… eigenlijk wel.
Veel mensen denken het, maar benoemen het niet: het overleg kan korter. Of effectiever. Leuker. En vooral: meer actie. Onderzoek wijst uit dat een te groot deel van de tijd besteed wordt aan terugblikken en probleemanalyse. Ongeveer een minuut per uur hebben we het over actie. Alleen de actie voeren we nog niet uit.
Met effectieve overlegvormen kijk je naar wat er kan, en help je elkaar aan actie. Natuurlijk blijft die tijd er voor een korte terugblik en kennis delen. De uitdaging: geen enkel brein vindt verandering fijn.
Er is zelden een puur inhoudsprobleem. Het is meestal een probleem van hoe het gesprek is ingericht.
De manier waarop je een overleg voert bepaalt of je in discussie blijft hangen of samen tot keuzes en actie komt. Overlegvormen zijn daarbij geen doel op zich, maar een manier om de gesprekken te sturen.
Overlegvormen: de grootste valkuilen
- Te grote groep, daarbij steeds dezelfde mensen aan het woord.
- Te lang met probleemanalyse bezig zijn, of herhalen van de problemen
- Te weinig concrete oplossingen of het blijven aannames
- Mensen persoonlijk aanwijzen (“Ik heb jou nog niet gehoord”);
- Ideeën van tafel vegen met ‘Ja, maar…’ of sterke meningen.
Overlegvormen voor beter ontworpen gesprekken
Werkvormen in een overleg zijn absoluut geen trucjes om een overleg leuker te maken. Ze zijn een manier om gesprekken zó te ontwerpen dat ze iets opleveren.
Wie hiermee werkt, ziet dat overleggen korter worden en tegelijk effectiever. Zonder steeds terug te vallen in dezelfde vergaderpatronen.
Het effect is direct zichtbaar in het overleg: minder herhaling van dezelfde discussies, meer eigenaarschap en duidelijkere besluiten die ook worden omgezet naar acties. Lef wordt gestimuleerd, in plaats van dat je in de groep vastloopt in risico-denken.
In onze programma’s en trajecten werken we met deze manier van kijken naar overleggen. Niet vanuit theorie, maar vanuit wat er in de praktijk gebeurt in teams, MT’s en organisaties. Zodat overleggen beter voelen, er meer openheid is en je direct meer haalt uit het overleg en het vervolg.
Denkvormen, besluitvormen en actievormen in overleggen
De kracht zit niet in het hebben van veel werkvormen, maar in het bewust kiezen van de juiste vorm voor het moment.
Denkvormen helpen om het gesprek open te breken en nieuwe perspectieven toe te laten. Een diversiteit aan denktechnieken helpt weer de verschillende denkstijlen op gang te komen.
Besluitvormen zorgen ervoor dat er keuzes worden gemaakt in plaats van eindeloze afstemming.
Actievormen helpen het eigenaarschap dat je in het overleg hebt opgebouwd, naar een actie die vaak al in het overleg toe te passen is. Zo schuift het niet op naar ‘over twee weken’.
Naast soorten werkvormen, kun je nog spelen met interactievormen.
- Wat doe je met de groep als geheel en wat juist niet?
- Wanneer deel je op in groepjes van 3 of 4? En wanneer niet?
- Hoe breng je de mensen weer samen?
- Hoe zorg he dat dynamiek in het gesprek verandert, zodat ook stillere mensen ruimte pakken en ook hun ideeën niet te snel worden afgekapt?
Het is inderdaad een vak apart als je het zo bekijkt. Het draait nooit om de overlegvorm alleen, er gebeurt nog veel meer omheen!
Betere overleggen met werkvormen die echt verschil maken
Is de groep groter dan 6? Deel af en toe op in groepjes van 3 of 4, met super-korte opdrachten en tussentijds presenteren. Ook kort.
Scherpe vragen: vooraf, of 1 sessie wijden aan het ophalen van álle vraagstukken die spelen. Belangrijk: laat elke vraag me ‘Hoe’ beginnen en ontdek wat dit doet met de dynamiek.
Actie Redactie: I.p.v. 60 minuten overleggen, wordt het 45 minuten. De laatste 15 minuten de actie in. Van belletjes plegen, mails versturen, of een bestelling doen tot aan in duo’s of drietallen besluiten nemen over een project of een concept concreet maken.
Creatief denken methodiek: voor brainstorms alsook strategie. Innovatieve invalshoeken bedenken met elkaar. Denk aan groots en out of the box denken, maar ook associatievormen of onverwachte combinaties maken
Spelregels, met oordeel uitstellen. Elke ‘Ja, maar…’ ombuigen naar ‘Ja, EN’ hoe zou iets wel kunnen?
Meer weten over onze aanpak?
Etienne Verhoeff
Co-Founder/Owner
Vragen of kennismaken?
Laat het ons hier weten.