6 tips voor effectief vergaderen
Ontdek hier 6 tips voor effectief vergaderen. Van rekening houden met wat het brein aankan, tot anders denken en de Rode Kaart.Effectief vergaderen, hoe doe je dat?
Bij Facebook liepen twee mensen rond die een nieuw concept hadden bedacht op het sms’en. De directie van Facebook zag er niets in. Te veel beren op de weg! Dus, vertrok het duo bij Facebook en gingen ze zelf aan de slag met… Whatsapp.
Jaren later kocht Facebook Whatsapp. Voor miljarden.
Als 1 persoon begint met denken in problemen en de zogenoemde killer phrases (dooddoeners) aanhaalt, zoals: ‘daar we kunnen er niets aan doen’ of ‘dat werkt toch niet!’, dan volgen andere aanwezigen met klagen, wat weer tot een klaag-cirkel leidt (Kauffeld & Lehmann, 2012).
Ontdek hier praktische tips voor effectiever vergaderen en meer uit de tijd halen.
De cijfers: niet elke vergadering blijkt zo effectief
73% van de Nederlandse werknemers verveelt zich regelmatig tijdens vergaderingen, omdat ze te lang duren of niet relevant zijn voor alle deelnemers. (Nationale Vacaturebank)
68% van de vergaderingen In Nederland loopt uit. Reden? Geen goede voorbereiding en er is geen duidelijke agenda of doelstelling. (BNR)
56% is ontevreden over de effectiviteit van brainstormsessies. Het leidt tot weinig nieuwe ideeën en er wordt te veel tijd besteed aan discussies zonder concrete uitkomsten. (MeetingReview)
45% van de werknemers geeft aan dat ze andere taken proberen af te ronden tijdens vergaderingen. (Atlassian)
38% vindt dat vergaderingen vaak onnodig zijn en dat ze vaak kunnen worden vervangen door een kort telefoongesprek of e-mail. (Vergaderbarometer)
1. Ban ‘Killer phrases’ uit
In een vergadering loop je door ‘killer phrases’ het risico dat:
- creativiteit wordt platgeslagen;
- dat steeds dezelfde mensen voornamelijk aan het woord zijn;
- de stille mensen stil blijven;
- mensen verzanden in de bekende Ja, maar... en vooral onmogelijkheden zien in plaats van nieuwe kansen;
- je ziet voor de hand liggende oplossingen over het hoofd;
- je bent meer elkaar aan het overtuigen dan dat je iets met elkaar bedenkt.
De meest gehoorde ‘dooddoeners’ vind je achterop de Rode Kaart! De stok achter de deur om nieuwe kansen te ontdekken èn de energie in een vergadering te houden.
Rode Kaart
Rode Kaart - Algemeen ‘Ja, maar…’, ‘Dat kan niet’, ‘Dat hebben we al eens geprobeerd!’. Herkenbare uitspraken? Een oordeel hebben we allemaal. Door je oordeel toch uit te stellen, breekt de weg naar creativiteit makkelijker open. Van 'Ja, maar...' naar 'Ja, EN!'
2. Effectief vergaderen met meer creativiteit
De creatief denken methodiek is een ideaal middel voor een effectieve vergadering. Uit de geijkte denkpaden en het groepsdenken stappen, en niet blijven hangen in wat allemaal niet zal lukken. Alleen al door het werken met hoe-vragen kan je vanuit onverwachte hoek tot werkbare concepten komen.
3. Groepsdynamiek en interactie
Het is belangrijk dat iedereen in de vergadering zich gehoord voelt en de kans krijgt om bij te dragen.
- Oplossingen vind je vooral door in 3- of 4-tallen te werken
- Gebruik vragen met wat of hoe, in plaats van waarom (waar een lading in zit)
- Oordeel uitstellen, geldt voor iedereen en ook als jij begeleidt.
4. Weet wat het brein aankan (en wat niet)
Het menselijk brein kan 5 tot 9 eenheden aan informatie onthouden. Een lange vergadering met veel presentatie slides is een hele uitdaging voor het brein, want vaak wordt meer informatie gepresenteerd dan mensen actief kunnen verwerken!
Met maximaal 3 kernpunten blijft je verhaal beter hangen. Zeker als je compleet wil zijn in je uitleg, of vaak in herhaling valt, is het de kunst het beknopt te houden door 3 kernpunten. Keuzes maken dus!
5. Effectief vergaderen met denkstijlen
“Iedereen buitelt over elkaar heen! Het zijn net haantjes.”
“Nou, de voorzitter zat weer een monoloog te houden.”
“Die houdt niet op met ideeën spuwen, het is net een waterkanon!”
“Tsjonge, iedereen wil nu een besluit nemen, maar ik heb meer tijd nodig.”
Door denkstijlen niet alleen te herkennen, maar ook te benutten, voorkom je de grootste vergadervalkuilen. Vaak lukt dat nog wel in een gewone setting. Je weet bepaalde gespreksvaardigheden in te zetten en een overleg bij te sturen. Het wordt een uitdaging als er weerstand is, of tijdsdruk. In een oncomfortabele setting reageren mensen anders. Weet jij een groepsoverleg dan effectief bij te sturen?
6. De Actie Redactie: nog effectiever vergaderen!
Kan de vergadering van 90 minuten in 60 minuten? We vroegen het aan een MT dat de processen van twee samengevoegde afdelingen in goede banen leidt. ‘Uhm, ja,’ was het antwoord. ‘Iedereen denkt het, maar niemand zegt het.’ Resultaat? De laatste 30 minuten elkaar aan actie helpen en to do’s letterlijk afwerken.
Of vergader je een uur, bouw het laatste kwartier dan om tot een Actie Redactie.
Het idee hierachter is: Je helpt elkaar al de eerste acties te doen. Je kan ook zelf al beginnen met schrijven, een mail tikken of een belletje plegen.
Opleiding tot facilitator
Effectief vergaderen is meer dan alleen het goed voorzitten van een overleg of het organiseren van een bijeenkomst. Het gaat om het begeleiden van actieve betrokkenheid van alle deelnemers.
Wil je zelf ervaren hoe diverse tools en methodieken je verder kunnen helpen? Naast het begeleiden van teams en organisaties trainen we professionals in effectief en creatief vergaderen. Verschillende werkvormen zetten je brein op een andere manier aan èn helpen het groepsproces verder.
Data & meer info
Kennismaken?
Heb je vragen of wil je een keer kennismaken? Laat het hieronder weten en een van de trainers neemt contact met je op!
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak. Fetish voor verbale en non-verbale communicatie.
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer. Maakt ook zo’n 400 podcasts per jaar.