Overlegvormen

Hoe lang is jullie overleg volgende week?
Anderhalf uur.

Zou het ook in 60 minuten kunnen, en dat je het laatste half uur een Actie Redactie inbouwt?
Ja… eigenlijk wel.

Veel mensen denken het, maar benoemen het niet: het overleg kan korter. Of effectiever. Leuker. En vooral: meer actie. Onderzoek wijst uit dat een te groot deel van de tijd besteed wordt aan terugblikken en probleemanalyse. Ongeveer een minuut per uur hebben we het over actie. Alleen de actie voeren we nog niet uit.

Met effectieve overlegvormen kijk je naar wat er kan, en help je elkaar aan actie. Natuurlijk blijft die tijd er voor een korte terugblik en kennis delen. De uitdaging: geen enkel brein vindt verandering fijn.

Ontdek hier meer over hoe je:

meer uit de interactie kan halen;
groepsdenken kunt voorkomen;
meer creativiteit uit de groep kunt halen;
meer & betere oplossingen met elkaar kunt bedenken;
korter kunt overleggen.

Door de Omgekeerde vraag zijn we steeds maximaal 5 minuten kwijt en zijn alle breinen opgewarmd. Het voorkomt dat we steeds terugvallen in herhaling en ook de stille mensen roepen eerder hun input!

Dan kom ik binnen en vraag ik mensen om ideeën. En dan blijft het STIL. Zo ging het steeds. Door een andere methodiek toe te passen gingen mensen in een ongedwongen setting vrijuit denken. In plaats van te duwen of trekken als leidinggevende dacht ik ineens: doe ik het wel goed? Ik hoefde veel minder hard te werken. En toen stonden ze nieuwe invalshoeken te presenteren waar we met z'n allen niet eerder aan hadden gedacht.

Alleen maar presenteren aan de ouders en op het eind vragen of ze vrijwillig iets willen doen voor de school? Als je doet wat je deed, krijg je wat je had. Namelijk weinig aanmeldingen en vooral heel veel vragen. Door de andere start van de ouderavond was er meteen een glimlach. En een andere dynamiek

Onwijs veel alternatieven voor de Keek op de Week.

We hebben nu allerlei vergadervormen voor meer creativiteit in de bestuursvergadering. En we hadden het lef het echt anders te doen: een veiling van de 20 openstaande vrijwilligerstaken. Even spannend, toch gedaan en alle kavels vergeven! De ALV is nog nooit zo leuk geweest.

Overlegvormen: de grootste valkuilen

Te grote groep;
Te lang met probleemanalyse bezig zijn, of herhalen van de problemen, gevolgd door uitloop en te weinig oplossingen;
Mensen persoonlijk aanwijzen (“Ik heb jou nog niet gehoord”);
Ideeën van tafel vegen met ‘Ja, maar…’ of sterke meningen;
Onverwacht de voorzittersrol krijgen aangewezen;
Groepsdenken: iedereen zegt oké en er lijkt een compromis te zijn;
Uitgaan van de eigen denkstijl en niet de interactiebehoeften van anderen.
Het ontbreekt aan actie, het blijft bij voornemens.

Overlegvormen: kansen om het anders te doen

Deel op in groepjes van 4, met super-korte opdrachten en tussentijds presenteren. Ook kort.
Een scherpe vraag formuleren: vooraf, of 1 sessie wijden aan het ophalen van álle vraagstukken die spelen. Stickers plakken en hiermee heb je je jaaragenda.
Oordeel uitstellen: Praten in ‘Ja, EN’ in plaats van ‘Ja, maar…’
Tijd om te experimenteren: een nieuwe overlegvorm zal niet meteen perfect gaan. Door mensen zelf te laten experimenteren ontdek je wat werkt, en werk je aan eigenaarschap, actie en lef.

Opleiding facilitator creatief denken & leiderschap

Een (kort) overlegvorm voor het overleg

Als je doet wat je deed, krijg je wat je had.

Om de cirkel te doorbreken kun je al eens per kwartaal een overleg anders insteken om met elkaar creatieve, andere vormen te bedenken. Gewoon in het overleg dat je al gepland hebt staan. Iedereen heeft kans aan te geven hoe de overlegvorm of overlegstructuur anders kan.

Zet de timer op 3 minuten om de gekste ideeën te bedenken
Zet de timer weer, dan op 5 minuten, om het realistisch en praktisch uitvoerbaar te maken. Maak alles zo simpel mogelijk.
Presenteer in de kortste versie
Voer één andere manier van overleggen uit.

Incompany begeleiding of training

Alternatieve overlegvormen

Een greep uit de uitkomsten vanuit onze sessies

Actie Redactie: I.p.v. 60 minuten overleggen, wordt het 45 minuten. De laatste 15 minuten de actie in. Van belletjes plegen, mails versturen, of een bestelling doen tot aan in duo’s of drietallen besluiten nemen over een project of een concept concreet maken.

Steeds een andere opening / afsluiting: Niet de ‘Hoe zit je erbij?’ maar elkaar uitdagen in een creatieve opening van max 5 minuten. Dat kan ook een nog kortere energizer zijn. Een muziekje. Met humor. Steeds een andere collega. Experimenteren met een andere afsluiting dan het traditionele vragenrondje kan ook.

Weersvoorspelling: Zodra afspraken gemaakt worden volgt daarna een weersvoorspelling: hoe groot is de kans dat de afspraak wordt gehaald, of nagekomen? 90% kans op een donderwolk, of schijnt de zon en is het 22 graden?

Resultaat? Meer betrokkenheid. Meer creativiteit. Meer actie. Meer eigenaarschap.

Een andere start met ‘Wie-Ben-Jij?’

Of je elkaar nu al jaren kent, of in een nieuw projectteam zit of een netwerkoverleg organiseert: met deze start heb je gegarandeerd een lach. En, meer creativiteit & meer openheid in de overlegvorm die volgt. Speeddaten kan al in 5 minuten, in verschillende vormen.

Bestellen

Rode Kaart

‘Ja, maar…’, ‘Dat kan niet’, ‘Dat hebben we al eens geprobeerd!’. Herkenbare uitspraken uit het overleg? Een oordeel hebben we allemaal. Door je oordeel toch even uit te stellen, breekt de weg naar creativiteit open. Vervang de ‘Ja, maar…’ door ‘Ja, EN!’

Download gratis

Overlegvormen voor brainstorms

De kans is groot dat iedereen vindt dat het overleg beter, anders, leuker of korter kan. En de kans is groot dat niemand het benoemt. Want ja, op elk alternatief of idee om het eens anders aan te pakken is de kans groot dat je ‘Ja, maar…’ hoort. Of: ‘Dat werkt toch niet.’ ‘Al geprobeerd!’ Kortom, het cirkeldenken blijft in stand. En je blijft veilig op de gebaande paden. Door het toepassen van een van de tools uit de creatief denken methodiek verzamel je in korte tijd veel alternatieve overlegvormen.

Ontdek meer over creatief denken

Overlegvormen voor heidagen

Het automatisch brein neemt zonder dat je het doorhebt een loopje met je. Of je nu met 3, 6, of met een hele grote groep bent: dit heeft ook invloed op de strategie die je kiest. Belangrijke keuzes maken, plannen levend maken in de organisatie, of input ophalen uit meerdere teams of afdelingen heeft weer andere overlegvormen en groepssamenstellingen nodig.

Laat Start2Create begeleiden

Startgesprek / Kennismaken?

Kyra van Leeuwen

Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak. Fetish voor verbale en non-verbale communicatie.

Etienne Verhoeff

Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer. Maakt ook zo’n 400 podcasts per jaar.