Vier tips voor effectiever vergaderen

We komen maandelijks tal van vraagstukken tegen in organisaties. Koploper dit jaar: hoe kunnen we effectiever vergaderen? Om je alvast op weg te helpen, hier vier tips voor anders en effectiever vergaderen!

Wanneer is het tijd om effectiever te vergaderen?

Een of twee mensen zijn het vaakst aan het woord, of voeren de boventoon

Iemand probeert ertussen te komen (maar het lukt niet).

Een ander lukt het wel ertussen te komen en een idee wordt de grond in geboord.

Een zit te zoeken naar parels op Funda.

De ander zet de paprika nog even op de boodschappenlijst.

Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om het een en ander aan te passen in je vergadering. Ontdek hier 4 tips waarmee je ieder afzonderlijk kan gaan experimenteren.

1. Verander de setting / omgeving

Een bestuur van een sportvereniging realiseerde zich eens tijdens een sessie: “Zitten wij van alles bedenken voor de club in ons eigen hok, klagen we intussen dat mensen niet betrokken genoeg zijn. Misschien moeten we maar midden in de kantine zitten!” Het idee van inloop- vergaderingen werd geboren. Gewoon kunnen aanschuiven, vragen inbrengen en elkaar beter leren kennen. Nog meer horen wat er speelt.

Of denk aan:

  • De pingpongtafel als vergadertafel gebruiken
  • Naar buiten gaan in duo’s en ook van duo veranderen na een paar honderd meter.
  • Tafel uit de boardroom en voortaan een ruimte reserveren waar je in een halve kring (U-vorm) terecht kan.

Door de setting te veranderen, beïnvloed je ook bewust en onbewust de dynamiek in de groep.

2. Vervang de ‘Ja, maar…’ door ‘Ja, EN!’

Je hoeft maar één simpele spelregel af te spreken. Steeds als je je zin dreigt te starten met ‘Ja, maar…’, buig het om naar ‘Ja, EN!’

Ja, en hoe zie je dat voor je?
Ja, en… dit kan ook!
Ja, en wat heb je daar voor nodig?
Ja, en hoe kunnen we dit laten werken?
Ja, en wat als we…

Het voorkomt dat je een idee met potentie van tafel veegt.
Het voorkomt dat de ander vooral jouw ‘nee’ hoort.
Ja EN breekt een gesprek open en biedt de ander ruimte ergens op door te liften.

Heb je toch nog een tekort aan ideeën? Dan is het misschien tijd voor een effectieve brainstorm.

3. Effectief vergaderen? Effectief afsluiten!

Wat maakt het toch zo lastig echt tot actie over te gaan? Kan je niet méér halen uit de vergadering? Het goede nieuws: ja, dat kan.

5-4-3-2-1-Actie. Stop met overdenken, ga DOEN!

En dat in het laatste kwartier van het uur vergaderen.

Je blijft gewoon bij elkaar in de ruimte zitten. Alleen is de vergadering klaar en ga je met elkaar in de actie. Benut de laatste 15 minuten om echt dat belletje te plegen, dat ene mailtje te sturen. Echt de actie ondernemen dus.

Help elkaar. Vraag elkaar om raad. Geef elkaar suggesties. Geef die ander net dat zetje. Meteen regelen. Waarom langer wachten?

Toegegeven, het was een uitkomst uit een van onze sessies.

Komt er vaak weinig concreets uit de meeting? Of zit er een schroom op bij mensen de eigen rol te pakken? De moeite waard om dit eens te proberen.

push pull strategie

4. Verwacht niet meteen van iedereen een besluit

Soms pushen we de ander te veel naar een besluit. Met als gevolg dat iemand ja zegt en nee denkt. Of dat iemand er later op terug komt met: ‘Wacht eens even, we kunnen het ook zo of zo doen!’

Maar we moeten nu beslissen!

De vraag is, is dat echt zo?

Sommige mensen hebben een nachtje slapen nodig om de voor hen belangrijke informatie te verwerken. Denk aan hoofdstijl groen uit de LIFO® kleurencommunicatie. De beste keuze willen maken, de perfectie nastreven, compleet willen zijn. Het kan een enorme kracht zijn. Vraag je om een besluit? Dan kan je ook het best overdachte antwoord terug verwachten. Zo’n 80% van de mensen heeft groen in het kleurenprofiel, als hoofdstijl of als hulpstijl.

Als de informatie in de vergadering nieuw is, dan kan een besluit echter de volgende dag effectiever (en beter) zijn. Informatie eerder delen, of de vergadering 1 dag eerder plannen dus.

En bovenal: effectief vergaderen begint met weten welke denk- en communicatiestijlen er in de groep zitten.