Strategische sessie KNHB
Heel interactief, aanzetten tot andere verbindingen in je hoofd en daardoor echt andere uitkomsten!
Strategie sessie
Strategie bepalen en ontwikkelen
Geen dikke strategienota die in de kast verdwijnt. Wel een plan waar je team zich in herkent, en waarmee je maandag gewoon verder kunt.
Kodak dacht jarenlang dat fototoestellen met filmrolletjes zouden blijven bestaan. Elke organisatie heeft zo’n blinde vlek: iets waar je onbewust aan vasthoudt, terwijl de wereld om je heen al is veranderd. Strategie bepalen en ontwikkelen gaat daarom niet alleen over een nieuw plan schrijven. Het gaat over durven kijken naar wat je nu over het hoofd ziet.
Veel organisaties doen het eens in de zoveel jaar: in het onderwijs bijvoorbeeld elke vier jaar een nieuw koersplan, in andere sectoren zodra de markt daarom vraagt. Maar hoe zorg je dat zo’n traject niet verzandt in een dik document vol containerbegrippen, dat na de presentatie in een la verdwijnt?
Wat hoort er wel en niet in een sterke strategie?
Een strategie staat nooit op zichzelf. Ze bouwt voort op je missie (waar sta je voor?) en je visie (hoe ga je dat aanpakken?). Wil je die twee eerst goed op scherp zetten, lees dan onze uitleg over missie en visie ontwikkelen.
Bij het bepalen van de strategie zelf komen een paar bouwstenen steevast terug:
- Een grondige analyse van sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Een SWOT-analyse is hiervoor een bekend en bruikbaar vertrekpunt.
- Een helder doel voor de korte en de lange termijn. Sommige organisaties kiezen voor een BHAG (Big Hairy Audacious Goal): een doel dat spannend is en energie geeft. Andere houden het liever bij een concrete, meetbare stip op de horizon.
- Scherpe keuzes over waar je wel én waar je juist niet in investeert.
Om een goede strategie te ontwikkelen hoef je niet per se een lange SWOT-sessie met alleen het MT te doen, of twee dagen te besteden aan het formuleren van kernwaarden. Vaak levert de omgekeerde volgorde meer op: eerst ophalen wat er speelt, dan pas structureren.
De grootste valkuilen bij het bepalen van een strategie
De meeste strategietrajecten lopen niet vast door een gebrek aan analyse. Ze lopen vast door hoe het proces is ingericht. Veelgemaakte fouten:
- Directie of management bedenkt de strategie alleen, en presenteert die daarna aan de rest van de organisatie.
- Steeds dezelfde mensen aan het woord, terwijl de stille mensen in de kamer vaak de beste invalshoeken hebben.
- Een plan vol containerbegrippen, waar niemand concreet iets mee kan.
- Geen ruimte om te experimenteren, of een idee eerst groot en absurd te maken voordat je het weer realistisch maakt.
- Oordelen als “Ja, maar dat hebben we al eens geprobeerd” die het gesprek stilzetten voordat het goed begonnen is.
Herken je een paar van deze punten? Dan zit de winst waarschijnlijk niet in een beter model, maar in een andere manier van samen nadenken.
Strategie bepalen met je hele team, niet alleen de directie
“We zien vaak dat een strategie in organisaties door een manager of directeur wordt bedacht. De uitdaging is daarna: je mensen meekrijgen,” vertelt Kyra van Leeuwen, mede-oprichter van Start2Create. “Het mooiste is als mensen zelf innovatief kunnen meedenken en eigenaarschap voelen.”
Dat werkt. Voor een onderwijsinstelling begeleidde Start2Create 7 sessies met in totaal 110 medewerkers om samen tot een koersplan te komen. Niet alleen bestuur en directie aan het woord, maar ook docenten, intern begeleiders, de conciërge, ouders en zelfs leerlingen zelf. Ook bij gemeenten zetten we deze aanpak in, bijvoorbeeld bij het ophalen van input voor een sportnota of armoedebeleid: met de stakeholders zelf, in plaats van erover.
Het resultaat van zo’n aanpak is niet alleen een beter plan. Het is een plan waar mensen zich achter scharen, omdat ze het zelf mee hebben bedacht.
Van strategisch plan naar een plan dat leeft
Een plan is pas geslaagd zodra mensen er ook echt mee aan de slag gaan. Een paar dingen die daarbij helpen:
- Houd het beknopt. Schrijf het plan in korte, eenvoudige zinnen. Het liefst past de kern op één A4.
- Maak het zichtbaar. Hang de kernwaarden groot op de muur, of maak elk jaardoel op een ludieke manier meetbaar voor iedereen.
- Vier tussentijdse doelen. Spreek per kwartaal een gezamenlijk doel af, en vier het samen zodra het bereikt is.
- Regel eigenaarschap na de lancering. Wie bewaakt de voortgang? En weet iedereen waar diegene op let?
Ook de implementatie zelf verdient aandacht: een heldere rol voor leidinggevenden, zicht op waar mensen een taak al zelfstandig aankunnen en waar nog niet, en goede communicatie tussen afdelingen en lagen in de organisatie.
Wanneer zet je een strategiesessie in?
Niet elk moment vraagt om een volledig nieuw plan. Een strategiesessie is vooral waardevol wanneer:
- er geen duidelijke koers meer is;
- teams langs elkaar heen werken;
- er te veel projecten tegelijk lopen;
- er na een bestuurswissel een nieuwe richting nodig is;
- de energie in de organisatie laag is;
- er simpelweg behoefte is aan focus en scherpe keuzes.
Dat kan een dagdeel zijn, een hele dag, of een traject van meerdere sessies. De opzet passen we altijd aan op het vraagstuk, niet andersom.
Hoe Start2Create strategie bepalen en ontwikkelen anders aanpakt
Wij noemen het geen saaie heidag of stroperige strategiesessie, maar een Doorbraakdag. Met de creatief denken methodiek dagen we de hele groep uit om eerst breed en soms zelfs absurd te denken, voordat je weer terugbrengt naar wat concreet haalbaar is. De Rode Kaart houdt “Ja, maar…”-reacties uit de sessie en bouwt actief aan “Ja, EN”. En we sluiten nooit af zonder concrete actie: geen lijst met goede voornemens, maar heldere afspraken over wie wat oppakt.
Zo ga je van praten over een strategie, naar een strategie waar je morgen al mee verder kunt.
