Praktische innovatie workshop organiseren

De fout zit zelden in de intentie. Meestal zit die in de opzet. Veel workshops starten te breed, met een vraagstuk als: hoe worden we innovatiever? Dat klinkt ambitieus, maar het is voor deelnemers te groot om echt mee te werken. Dan krijg je losse meningen, bekende oplossingen en een whiteboard (of de bekende geeltjes) vol teksten waar niemand eigenaarschap voor voelt.

Een tweede valkuil is dat organisaties creativiteit verwarren met vrijblijvendheid. Er moet “vrij gedacht” worden, maar zonder scherpe kaders wordt het al snel mistig. Juist innovatie vraagt om richting. Niet om alles open te gooien, maar om slim te begrenzen: voor wie lossen we iets op, wat willen we aan het einde van de sessie hebben en waar mag deze workshop wel of niet over gaan?

En dan is er nog de klassieke energielek: te veel zenden, te weinig doen. Als mensen vooral moeten aanhoren wat het probleem is, haken ze af. Een workshop werkt pas als deelnemers vanaf het begin actief denken, oefenen en samen creëren.

Begin niet met werkvormen, begin met het echte vraagstuk

Een sterke workshop begint echt niet bij post-its of een hip canvas. Hij begint bij één scherpe ontwerpvraag. Die vraag moet praktisch genoeg zijn om vandaag op te werken en ambitieus genoeg om nieuw gedrag uit te lokken.

Vergelijk deze twee formuleringen eens.
“Hoe werven we nieuwe vrijwilligers?” is vaag.
“Hoe zorgen we voor een wachtrij aan trainers ?” is niet alleen scherper, het levert ook veel uniekere antwoorden op.
In de tweede vraag zit de energie, richting en tempo.

Dat betekent ook dat je vooraf keuzes maakt. Vragen ophakt, of zelfs nee zegt tegen bepaalde vragen.

Kies één hoofddoel voor de sessie

Een innovatie workshop kan veel doen, maar niet alles. Als hoofddoel kun je denken aan drie logische richtingen:

• nieuwe oplossingen ontwikkelen
• een vastgelopen vraagstuk doorbreken
• of een aantal (reeds bedachte) kansrijke ideeën vertalen naar concrete acties.

Welke je kiest, bepaalt je programma, je werkvormen en zelfs wie er in de ruimte moet zitten.

Als je bijvoorbeeld op ideeën wilt bouwen, heb je baat bij verschillende perspectieven. Wil je besluiten voorbereiden, dan heb je meer aan mensen met mandaat en kennis van uitvoering. Praktisch organiseren is dus ook: durven kiezen wie wel en niet meedoet.

Nog veel workshops beginnen met een (te) lange voorstelronde, of een blok aan informatie presenteren. Wat hiermee gebeurt is dat je de breinen van de mensen volstopt. 1-3% van de informatie wordt onthouden, maar bovenal beïnvloed je de denkrichting. Wil je dat mensen echt vrijuit gaan denken in de innovatieworkshop, dan rest er meer een advies: MAND.

Veel begeleiders nemen te lang de tijd voor het analyseren van het probleem of het scherp krijgen van de vraag. Of júist te weinig tijd voor het formuleren van de vraag, die daarmee veel te algemeen blijft.

Ook is het verzamelen van ideeën vooral leuk, maar het concretiseren en tot actie overgaan kost veel denkstijlen moeite. Hier de energie hoger houden en aansturen op een groepsdynamiek die eindresultaat bevordert, is wat je echt onderscheid als facilitator.

Werkvormen die iets losmaken

Niet elke creatieve werkvorm is automatisch nuttig. Kies vormen die spanning opbouwen en die deelnemers dwingen om anders te denken. Laat mensen bijvoorbeeld eerst in kleinere groepjes ideeën maken voordat ze plenair delen. Daarmee voorkom je dat de eerste spreker de rest onbewust in eenzelfde richting trekt.

Ook sterk: laat deelnemers expliciet werken met omgekeerde vragen. Zulke omkeringen doorbreken vaste denkroutines en maken de valkuilen en onbewuste patronen zichtbaar.

Daarna komt het belangrijkste stuk: van bedenken naar doen. Vraag niet alleen om ideeën, maar om uitgewerkte voorstellen. Voor wie is dit, wat is de eerste kleine test (binnen een dag, twee dagen?) en wat is nu concreet nodig om te starten? Dan verschuift de energie van praten over naar werken aan.

De rol van de begeleider: scherp en neutraal

Wie een workshop begeleidt, is geen notulist met stiften. Géén adviseur. Géén politieagent.

Je bent de begeleider energie leest en durft in te grijpen als de groep terugvalt in analyse, herhaling of verdediging.

Daar hoort natuurlijk ook een beetje frictie bij. Als deelnemers in bekende oplossingen schieten, stel je een andere vraag. Als iemand het gesprek domineert, haal je andere stemmen naar voren. En als de groep blijft hangen in bezwaren, verplaats je de discussie: niet met “dit kan wel”, maar “hoe maken we dit klein genoeg om te testen?”

De grootste valkuil bij keuzes maken, frictie, weerstand of energie die weglekt: de dramadriehoek. Een goede begeleider is neutraal in begeleiding en herkent snel de micro-momenten waarin redder, slachtoffer en beschuldiger bijna ongemerkt in de groep sluipen.

Vaak gebeurt deze dramadriehoek nog onbewust. Oók bij de begeleider.

Een workshop is pas geslaagd als er een duidelijk doel is

Niet elke sessie levert meteen een doorbraak op. Soms is de winst dat een team eindelijk een taaie aanname doorbreekt. Soms ontstaat er één sterk experiment dat meer waard is dan twintig losse ideeën. En soms zit de echte opbrengst in iets wat je pas later merkt: mensen spreken elkaar scherper aan, denken actiever en wachten minder op toestemming.

Toch is er één ding wat laat zien dat teams en hele organisaties wegglippen: te abstracte woorden, grootse plannen en vooral veelomvattende pijlers. Wollige zinnen vormen een visie, maar er is niet één duidelijk verbindend doel (zoals een BHAG) wat mensen helpt concrete keuzes te maken.

Zeker in een tijd van veel werkdruk en strakke agenda’s is dat wat het verschil maakt.

En dan kom je bij de allermoeilijkste stappen in een innovatie workshop: een scherp doel bepalen en daarmee de grote keuzes durven maken. Een doel heeft impact op alle bedachte acties.

Misschien denk je bij een BHAG iets voor het MT of de directie. Toch kan elk project ook een eigen BHAG hebben.

Een duidelijke richting begint niet alleen bij de vraag, de werkvormen, of de uitwerking. Al één SMART doel voor een rol of project kan al verschil maken. Dus kunst is dit ook niet van A naar B – op de traditionele manier – te begeleiden.