Waarom andere werkvormen voor vergaderingen?

73% van de werknemers geeft aan dat ze andere taken proberen af te ronden tijdens vergaderingen. (Atlassian)

68% van de medewerkers verveelt zich tijdens vergaderingen. (Nationale Vacaturenbank)

56% van de vergaderingen In Nederland loopt uit. Reden? Geen goede voorbereiding en er is geen duidelijke agenda of doelstelling. (BNR)

45% is ontevreden over de effectiviteit van een brainstormsessie.

35% vindt dat vergaderingen vaak onnodig zijn en dat ze vaak kunnen worden vervangen door een kort telefoongesprek of e-mail. (Vergaderbarometer)

Kortom, de cijfers liegen er niet om. De kunst is alleen de bekende vergadervormen te doorbreken. Ontdek hier wat je kunt doen. Heb jij het lef?

Efficiënter vergaderen

“We moeten echt het artsenoverleg een keer op de schop gooien! We zitten allemaal in een blokvorm, het duurt veel te lang en het is niet inspirerend genoeg. We kunnen er veel meer uithalen!” Aldus een deelneemster uit een van de teamsessies die Start2Create mocht begeleiden voor jeugdartsen.

Kyra van Leeuwen van Start2Create vertelt waarom je met werkvormen de dynamiek in een vergadering en team zou kunnen veranderen. “Een vergadering kent tal van valkuilen. Er zijn bijvoorbeeld steeds twee dezelfde mensen aan het woord. Iemand anders probeert er tussen te komen, maar het lukt niet. De ideeën die geopperd worden bij een probleemstelling, kennen vooral reacties van kritische denkers. Of er ontstaat groepsdenken: je werkt zogenaamd toe naar consensus, maar niet iedereen heeft zich uitgesproken. Er zijn werkvormen die dit kunnen voorkomen, terwijl je kennisdeling wel optimaal houdt.”

Verander de opstelling bij vergaderingen

Allereerst, schrap de blok-vorm. Met een U-vorm (halve kring) van stoelen zie je mensen dichter tot elkaar komen. Niet alleen fysiek, ook in communicatie. Er ontstaat meer in de dynamiek. Dit heeft te maken met het automatisch brein.

Je brein scant onbewust de totale non-verbale communicatie van mensen om je geen. Het eerste waar het brein naar op zoek gaat is ‘word ik aangevallen?’. Dat zit van oudsher in ons DNA aangesloten. Het brein gaat allereerst op zoek naar de handen. Als je brein daar geen gevaarlijke signalen uit oppikt, krijgt je lijf het signaal ‘veilig’.

Vertaald naar de vergadersetting: binnen luttele seconden scannen alle breinen de omgeving. Bij een open setting van stoelen zie je elkaars handen, voeten en totale non verbale communicatie beter. Mensen gaan eerder lachen en er ontstaat meer openheid in de sfeer. En vanuit daar kan je slim gaan werken met andere vormen van vergaderen.

Werkvormen voor vergaderingen

Scherpe hoe-vragen formuleren – echt duiden waar het om gaat en uit de algemeenheden blijven, levert vaak een hele rits aan vragen op. Het scherp formuleren is belangrijk om aannames en ruis te voorkomen.

De Rockefellermethode – zo noemen we het bij Start2Create. Iedereen krijgt 1 minuut om 3 dingen te vertellen: wat je hebt gedaan, wat je hebt bereikt (concreet, zoals je resultaten in cijfers) en waar je nog tegenaan loopt.

De Actie-Redactie – Door niet het uur vol te maken maar het laatste kwartier met elkaar in de actie te gaan, kun je de eerste agendapunten al afwerken. Dat betekent dus bellen, iets bestellen, een mail versturen en vooral elkaar erbij helpen. Heb je nog iets van iemand nodig? Dan is dat het moment.

De Creatief Denken methodiek – dit helpt je uit de ‘Ja, maar…’ te stappen en vooral nieuwe invalshoeken te ontdekken. Concrete concepten kunnen al binnen 20 minuten ontstaan, vanuit denkkracht van de groep. En daar ligt het eigenaarschap.

Leer brainstorms en vergaderingen faciliteren

Werkvormen voor vergaderen

Wie-Ben-Jij?-kaarten

Voorkom het traditionele voorstelrondje. Want wat je buur zegt, ben je straks zo weer vergeten omdat je al over je eigen verhaal aan het nadenken bent. Met deze vorm van speeddaten ontdek je vooral wie de ander is, in plaats van alleen wat de ander doet. De basis voor verbinding en daarmee samenwerken.

Bestellen

Startblokken

Ook al ken je elkaar, toch is het belangrijk in verbinding te blijven. Bij echte verbinding is er meer openheid en verloopt communicatie soepeler. Met de Startblokken blijf je bouwen aan teambuilding. Leuk voor de afwisseling tijdens een vergadering, als energizer bij een brainstorm of op een teamdag.

Bestellen

De Rode Kaart

De grootste ergernis in vergaderingen is de 'Ja, maar...'. Oppert er (eindelijk) eens iemand een goed idee, ziet de ander vooral beren op de weg. Om uit de geijkte denkpatronen en uit de bekende vergader-valkuilen te stappen, is de Rode Kaart een ideale stok achter de deur. Stel je oordeel uit en begin je zin met 'Ja, EN.' Download hier gratis.

Downloaden

Kyra van Leeuwen

Speelde als golfster op de Europese Tour. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak.

Etienne Verhoeff

Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer.