Een slechtnieuwsgesprek voeren

Zodra iemand schrikt, teleurgesteld reageert of weerstand laat zien, ontstaat vaak een patroon: uitleggen, nuanceren, overtuigen of juist stilvallen. Het gesprek verschuift dan van elkaar begrijpen naar de eigen standpunten verdedigen.

Een goed slechtnieuwsgesprek draait daarom niet alleen om wat je zegt, maar vooral om wat je doet op het moment dat het gesprek lastiger uitpakt. Je moet iemand teleurstellen, een lastige boodschap brengen of een besluit uitleggen waar de ander waarschijnlijk niet blij mee is. Toch zit de moeilijkheid vaak niet in het slechte nieuws zelf. Die staat meestal al vast.

De uitdaging zit in hoe het gesprek verloopt. Ontdek in dit artikel vier tips die je direct kunt toepassen.

Valkuilen in een slechtnieuwsgesprek

Veel leidinggevenden bereiden vooral voor wat ze gaan zeggen.Terwijl het gesprek meestal vastloopt door hoe ze reageren zodra de ander verrast, boos of emotioneel wordt. Veel voorkomende valkuilen zijn:

• de boodschap verzachten waardoor onduidelijkheid ontstaat;
• of juist koeler of afstandelijker worden;
• direct oplossingen aandragen;
• in discussie gaan;
• iemand schiet in de verdediging;
• te weinig ruimte geven aan de eerste reactie.

Wat gebeurt er als iemand slecht nieuws krijgt? Het brein gaat in de verdediging. En jouw taak is niet om dat te voorkomen. Wel om die reactie niet erger te maken.

1. ‘Ik heb slecht nieuws voor je’

Een valkuil kan zijn bij een slechtnieuwsgesprek eerst om de boodschap heen te draaien. Toch over wat anders te beginnen. Het punt is dat de ander al lang aanvoelt dat jij iets belangrijks te zeggen heeft. De eerste tip is direct te beginnen met het slechte nieuws. Oké, niet in de eerste zin. Wel in de tweede zin.

‘Ik heb slecht nieuws voor je.’

Zodra die zin indaalt gebeurt er wat wonderlijks. Het brein bereidt zich voor op het ergste wat kan komen. Al binnen een fractie van een seconde gaan er kalmerende stofjes door het brein. Iemand geeft zichzelf intern een knuffel en is in staat het slechte nieuws beter te incasseren. Het beste laat je ook enkele seconden stilte vallen na deze zin!

2. Ga niet direct uitleggen

De grootste valkuil na het brengen van slecht nieuws? Meteen uitleggen waarom het besluit (dat al genomen is) logisch is. Heeft iemand het slechte nieuws niet zien aankomen, of is het in diens ogen totaal onlogisch? Dan is de kans zeer groot dat het stressbrein aan gaat, waardoor jouw rationele argumenten niet werken.

Hoe meer argumenten je geeft, hoe groter de kans dat de ander tegenargumenten gaat zoeken. Het gesprek verandert dan in een discussie, terwijl de beslissing meestal al genomen is.

Laat daarom ruimte vallen na de boodschap. Luister naar de eerste reactie voordat je verder praat. Begrip ontstaat niet doordat jij meer uitlegt, maar doordat de ander zich gehoord voelt.

3. Benoem wat je ziet

Mensen reageren heel verschillend op slecht nieuws. De één wordt stil, de ander knetter zakelijk, of juist boos of emotioneel. Probeer die reactie niet direct op te lossen. Benoem liever wat je waarneemt. Dit overstijgt alle denkstijlen en gaat uit van een universele basis in gesprekstechnieken: verbinding.

• “Ik zie dat dit je raakt.”
• “Het lijkt erop dat dit je boos maakt.”
• “Klopt het dat je dit niet had zien aankomen?”

Door zo neutraal mogelijk te benoemen wat je ziet, voelt de ander zich eerder begrepen. Dat haalt vaak al een spanningslaag uit het gesprek.

4. Zelf anders denken

Ook jouw brein gaat met je aan de haal. Zie je het gesprek enkel als iets om af te vinken? Emoties weg te rationaliseren? Of knaagt het aan je omdat de verbinding weg valt? Er is nog één ding wat je kunt doen en dat is jezelf een geheel andere vraag te stellen dan je normaal zou doen.

‘Hoe breng ik het slechte nieuws èn zorg ik er ook voor dat iemand met een glimlach dit gesprek straks verlaat?’

Hier stap je in de wereld van mogelijkheden. Niet omdat het moet, met de glimlach. Wel omdat het nieuwe kansen schept waar je zelf niet altijd aan hebt gedacht. Hoe breed weet jij je bandbreedte te houden in een slecht nieuwsgesprek?

Een slecht nieuwsgesprek is iets anders dan een lastig gesprek

Niet ieder slechtnieuwsgesprek is lastig. En niet ieder lastig gesprek gaat over slecht nieuws. In een slecht nieuwsgesprek ligt een besluit vaak al vast. In een lastig gesprek liggen uitkomsten meer open.

Soms moet je iemand aanspreken op gedrag, verwachtingen uitspreken of een samenwerking bespreken. Dat vraagt om andere vaardigheden dan het brengen van een besluit dat al genomen is.

Lees daarom ook ons artikel over een lastig gesprek voeren.