Werkvormen voor vergaderen: van praten naar resultaat

Grote groepen, veel stille mensen?
Steeds dezelfde mensen aan het woord?
Zijn er twee afgeleid omdat ze de parels op Funda bekijken?
Zakt de aandachtsspanne in en blijven actiepunten vooral voornemens?

68% van de medewerkers verveelt zich tijdens vergaderingen. 45% is ontevreden over de effectiviteit van een brainstormsessie.

Dat ligt meestal niet aan de mensen aan tafel. Het ligt aan de manier waarop het gesprek wordt gevoerd.

Met de juiste werkvormen creëer je meer betrokkenheid, betere ideeën en duidelijkere besluiten. Een werkvorm geeft structuur aan een gesprek en helpt teams om anders te kijken, beter samen te werken en sneller tot resultaat te komen.

In dit artikel delen we vier vergaderwerkvormen die wij regelmatig inzetten tijdens brainstorms, teamsessies en strategische bijeenkomsten.

1. Een andere start met Wie-Ben-Jij?

Deze werkvorm aan het begin van de vergadering helpt bij verbinding, meer openheid en een lach. En een lach leidt weer tot beter worden in oplossingsgericht denken. Het is ook je vervanging voor het traditionele voorstelrondje. Dat duurt vaak te lang (en de vraag is wat heb je van iedereen onthouden?)

Ook is het een welkom alternatief voor de aloude check-in of wie-wat-heeft-gedaan.

Maak koppels of drietallen en stel elkaar totaal andere vragen dan je normaal zou stellen. Nu is dat ter plekke bedenken niet altijd even makkelijk. Daarom ontwikkelden we gekke, onverwachte en mooie vragen; de Wie-Ben-Jij?-kaarten. Beweging, energie en een lach gegarandeerd.

Een kleine verandering als deze kan echt als een drempel voelen. Als mensen dít al te spannend vinden en je blijft bij het oude, dan zegt dat ook wat over de verandering of nieuwe strategie die je wilt uitvoeren. De Wie-Ben-Jij?- kaarten waren voor ons een super fijn handvat en we zetten ze geregeld nog in, ook met externe partners. – Manager welzijnsorganisatie

2. Hoe-vragen ophalen

Welke vergaderwerkvorm je ook kiest, het levert pas echt wat op als je vraag scherp geformuleerd is. In een waarom-vraag zit vaak een lading, een oordeel of een geschiedenis.

Schrijf alle vragen op en hak ze desnoods op. Een vraag hoeft niet alles omvattend te zijn. Maak de vragen niet te lang, te abstract, komma’s, bijzinnen of met een verkapte oplossing erin. Kort en krachtig.

3. De braindump met ‘Ja, EN’

We hebben allemaal last van het ‘Ja, maar’ denken en oordelen. Dat is een van de redenen dat creativiteit stagneert in vergaderingen en mensen stil blijven. Want door direct te oordelen, veeg je (ook onbedoeld) wat een ander zegt van tafel.  De Rode Kaart is een ideale stok achter de deur om oordelen uit te stellen en zo meer te halen uit deze braindump en iedere andere werkvorm.

• De braindump begin met een concrete hoe-vraag.
• Een persoon faciliteert, een ander schrijft.
• Wissel desnoods tussendoor een keer van schrijver, zodat iedereen kan meedoen.
• Schrijf werkelijk alles op. Al heb je straks drie vellen vol.
• Ook de gekke antwoorden, want daarin schuilen vaak meerdere concrete ideeën/
• Geef hierna iedereen drie stickers. Laat de mensen stemmen op waar zij de meeste kansen in zien.
• Hierna verdeel je ideeën en werk je in deelgroepjes van drie of vier in maximaal 10 minuten het idee uit.

4. Actie Redactie

Deze werkvorm aan het eind van de vergadering helpt je naar actie. In plaats van to do’s maken die verwateren, maak je een eindsprint met de Actie Redactie. Stel je overlegt een uur, dan kort je het reguliere in naar 45 minuten. Het laatste kwartier ga je met elkaar in de actie. Je gaat de eerste to do’s al afwerken. Schrijf de tekst. Bel. Plaats de bestelling. Verstuur die mail. En help elkaar waar een beetje lef voor nodig is.

Goede bedoeld, toch uiterst een averechts resultaat: mensen bij naam noemen en zeggen dat je ze nog niet hebt gehoord. Dat ze zo stil zijn. Dat ze vást ook een mening of idee hebben.

Er is een reden dat ze stil zijn. Dat is niet het individu, dat is de groepsdynamiek.

Een andere valkuil is (te lang) zagen in problemen. Vooral blijven hangen in de probleemanalyse, verder graven naar de ‘waarom’ en bij elke oplossing nog even het probleem aanhalen en kritisch kijken of het wel kan!

Welkom in de wereld van het automatisch brein. Het is makkelijker te bedenken waar je minder van wilt, dan waar je méér van wilt. Je brein leidt je terug naar waar je vandaan komt.