Korter vergaderen met een andere aanpak
Hoe lang vergaderen we gemiddeld per week? Volgens recente cijfers van het CBS blijkt dat we 6,5 uur per week vergaderen. 6,5 uur. Bijna een werkdag per week gaat gemiddeld op aan vergaderen. En wat levert het op? Naast de communicatie onderling (hopelijk), merken wij dat het vooral energieverslindend is. En dat hoeft niet!
“We hebben onlangs twee dagen over dit thema vergaderd”, riep een van de deelnemers in een sessie onlangs. “Het leverde niets op. We waren er nog niet uit. En met een van jullie tools kwamen we binnen een half uur tot een eerste plan. Bizar toch?” De verbazing was van zijn gezicht af te lezen. Toch is het niet onlogisch. Vergaderingen zijn opgebouwd uit automatismen door de jaren heen.
Robin de Haas, auteur van Ongewoon goed vergaderen, zei daar onlangs over: “In de jaren ’60 en ’70 waren de onderwerpen bij een vergadering duidelijker. Een bespreking draaide altijd om coördineren en organiseren. En de hiërarchie was ook veel duidelijker. Tegenwoordig wil iedereen meepraten, terwijl de voorzitter vaak nog 75 procent van de tijd aan het woord is. Dat zorgt ervoor dat we gefrustreerd raken.’’
Introvert vs. grote waffel
Binnen een groep mensen is ten minste één derde introvert. Ben je introvert, dan is de kans groot dat je je eerder afzijdig houdt. Eerst even nadenken, voordat je iets in de groep gooit. Het laten bezinken. Wat er dan gebeurt in de groepsdynamiek? Grote waffels nemen de overhand. Dat kan enorm frusterend zijn. Met creatief denken voorkom je dit.
Als we werken met een vergadering van 70 man, voeren alleen de mensen met een grote waffel het woord. Door het op te delen voorkom je dit en krijg je dus een breder gedragen plan en een uitkomst. Dat is al heel wat vergeleken met de gemiddelde vergadering.
De groepssamenstelling
Met creatief denken deel je aanwezigen op in groepen van drie, vier of vijf. Of je houdt de boel plenair, maar stapt als leider van de tool uit de inhoud. Je stuurt de groep op een compleet andere wijze aan, niet te vergelijken met een traditionele brainstorm.
Het is ook goed om te kijken wat voor groep mensen je uitnodigt voor de vergadering. Nodig niet alleen mensen uit die inhoudelijk betrokken zijn, maar ook generalisten of mensen die verder van het onderwerp af staan. Hierdoor maak je het doorliften op elkaar makkelijker. Uit die vaste cirkel stappen van ‘Ja, maar…’ of ‘Dat hebben we al geprobeerd!’ gaat dan een stuk makkelijker. Of nodig gewoon wilde ganzen uit. Puur om het creatieve proces een andere boost te geven.
Rekening houden met de groepssamenstelling helpt uit de traditionele vergaderstructuur te blijven. In combinatie met creatieve tools bespaar je een hoop tijd.
Creatieve structuur
Structuur in de bijeenkomst helpt heel veel mensen namelijk tot een concreet doel te komen. Daarbij is zomaar brainstormen om tot een idee te komen achterhaald. De beste ideeën komen door structuur. Maar wel een creatieve structuur.
Daarom pakken we met Start2Create een vraagstuk nooit helemaal plenair op. Disney heeft het ooit onderzocht: werken in deelgroepjes van 4 levert de meeste creativiteit op. En dan ook steeds iemand anders die presenteert en werken in korte pressure cookers. Zo voorkom je dat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn of dat er lange discussies ontstaan.
Met Start2Create voegen we er ook tools aan toe om je brein anders aan te zetten. Dat doen we om je uit je reflexbrein te laten komen. Daarna benutten we die plannen weer om tot iets concreets te komen. Met als doel zo snel mogelijk aan de slag gaan.
Dat onderschrijft De Haas ook. Een workshopachtige setting waarbij medewerkers moeten samenwerken in plaats van bespreken werkt beter, sneller en geeft meer energie.
Kortom, wees geen vergadertijger, maar wordt een creatief dier! Leuker voor jou en het bedrijf.