Hoe kan je effectief vergaderen?
Hoe voorkom je dat een vergadering uitloopt, of dat het aan actie ontbreekt? Of hoe ga je om met monologen, of weerstand? Ontdek hier meer over de wereld van het brein en 5 tips voor effectief vergaderen.Effectief vergaderen
In een vergadering loop je het risico dat:
- duidelijke doelen ontbreken;
- mensen compleet willen zijn en lang aan het woord zijn;
- sommigen besluiten willen maken, terwijl anderen daar (nog) niet aan toe zijn;
- dat steeds dezelfde mensen voornamelijk aan het woord zijn, of stil;
- mensen verzanden in de bekende Ja, maar... en vooral onmogelijkheden zien.
Hoe voorkom je valkuilen van vergaderen? En hoe haal je met elkaar meer uit het overleg? Lees het hier.
Kansen missen bij een overleg
Bij Facebook liepen twee mensen rond die een nieuw concept hadden bedacht op het sms’en. De directie van Facebook zag er niets in. Te veel beren op de weg! Dus, vertrok het duo bij Facebook en gingen ze zelf aan de slag met… Whatsapp. Jaren later kocht Facebook Whatsapp voor miljarden.
Als 1 persoon begint met klagen en de zogenoemde killer phrases (dooddoeners) aanhaalt (zoals ‘we kunnen er niets aan doen’ of ‘niets werkt’), dan volgen andere aanwezigen met klagen, wat weer tot een klaag-cirkel leidt (Kauffeld & Lehmann, 2012).
Terwijl er veel focus ligt op het analyseren van het probleem en de risico’s, krijg je ook te maken met groepsdenken en de valkuilen in groepsdynamiek.
De cijfers: niet elke vergadering blijkt zo effectief
73% van de Nederlandse werknemers verveelt zich regelmatig tijdens vergaderingen, omdat ze te lang duren of niet relevant zijn voor alle deelnemers. (Nationale Vacaturebank)
68% van de vergaderingen In Nederland loopt uit. Reden? Geen goede voorbereiding en er is geen duidelijke agenda of doelstelling. (BNR)
56% is ontevreden over de effectiviteit van brainstormsessies. Het leidt tot weinig nieuwe ideeën en er wordt te veel tijd besteed aan discussies zonder concrete uitkomsten. (MeetingReview)
45% van de werknemers geeft aan dat ze andere taken proberen af te ronden tijdens vergaderingen. (Atlassian)
38% vindt dat vergaderingen vaak onnodig zijn en dat ze vaak kunnen worden vervangen door een kort telefoongesprek of e-mail. (Vergaderbarometer)
1. Effectief vergaderen door keuzes maken
Zonder duidelijke doelen kan een vergadering gemakkelijk afdwalen en uiteindelijk meer tijd in beslag nemen dan nodig.
Maak dus echt keuzes. Dat vraagt alleen niet goed te kijken naar wat het echte doel is. Het vraagt ook om lef om keuzes te maken met betrekking tot
- de agenda;
- de lengte van de vergadering;
- en wie er echt bij moeten zijn.
Keuze maken in je boodschap
Het menselijk brein kan 5 tot 9 eenheden aan informatie onthouden. Een lange vergadering is een valkuil, want vaak wordt meer informatie gepresenteerd dan mensen actief kunnen verwerken.
Met maximaal 3 kernpunten blijft je verhaal beter hangen. Zeker als je compleet wil zijn in je uitleg, of vaak in herhaling valt, is het de kunst het beknopt te houden door 3 kernpunten.
2. Effectief vergaderen met denkstijlen
“Iedereen buitelt over elkaar heen! Het zijn net haantjes.”
“Nou, de voorzitter zat weer een monoloog te houden.”
“Die houdt niet op met ideeën spuwen, het is net een waterkanon!”
“Tsjonge, iedereen wil nu een besluit nemen, maar ik heb meer tijd nodig.”
Typische voorbeelden van verschillende denkstijlen. Ken je ze van jezelf? Dan is nog maar de vraag of je weet te schakelen naar de denkstijl van de ander.
In een comfortabele setting weet ons brein nog wel te schakelen van links naar rechts. En je weet je basiskennis van de denkstijlen misschien wel toe te passen op de ander, in aangepaste gesprekstechnieken. Het wordt interessant als de setting spanningsvoller is, of als er patronen ontstaan die een teamoverleg kunnen tegenwerken.
3. Groepsinteractie begeleiden bij effectief vergaderen
Het is belangrijk dat iedereen in de vergadering zich gehoord voelt en de kans krijgt om bij te dragen. Effectief vergaderen gaat ook over interactie en de groepsdynamiek op een andere manier benutten.
Interactie
In een waarom-vraag zit vaak een bepaalde lading. Je brein herkent dit doorgaans als een aanval en maakt al meteen meer adrenaline en nor-adrenaline aan. Door de vraag te beginnen met wat of hoe, kun je op zo’n manier doorvragen dat de ander zich meer gehoord voelt.
De creatief denken methodiek
Dit is een ideaal middel voor een effectieve vergadering. Uit de geijkte denkpaden en het groepsdenken stappen, en niet blijven hangen in wat allemaal niet zal lukken. Door het werken met hoe-vragen en het uitstellen van een oordelen, kan je vanuit onverwachte hoek tot werkbare concepten komen.
De Actie Redactie: nog effectiever vergaderen!
Vergader je een uur, bouw het laatste kwartier dan eens om tot een Actie Redactie. Je helpt elkaar al de eerste acties te doen. Je kan zelfs al beginnen met schrijven, een mail tikken of een belletje plegen.
De Actie redactie gaat ook over de commitment achterhalen bij aanwezigen. Is een ‘Ja’ ook een echte ‘Ja?’ Je komt erachter door een greep uit de volgende vragen toe te passen.
Wat is volgens jou belangrijk in de implementatie?
Wat had jij in gedachten?
Wat is belangrijk voor jou hieraan?
Hoe heeft dit invloed op de rest van het team?
In hoeverre zijn de mensen die er niet bij waren aan boord?
Wat zie jij als grootste uitdaging hierin?
5. Follow-up voor echt effectief vergaderen
Een vergadering is pas echt effectief als de besproken punten worden omgezet in actie. Zorg ervoor dat er voor de vergadering afgelopen is een duidelijk actieplan is en dat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
Stuur een beknopte samenvatting van de vergadering:
– met de belangrijkste beslissingen,
– en concrete actiepunten naar alle deelnemers,
– binnen 24 uur.
Blijf als leidinggevende of als manager ook geregeld evalueren. Ideaal: na elke meeting: hoe kan het effectiever of anders? Direct de input van deelnemers gebruiken helpt in resultaten en in teambuilding.
Conclusie
Effectief vergaderen is meer dan alleen het organiseren van een bijeenkomst. Het gaat om het begeleiden van actieve betrokkenheid van alle deelnemers.
Leiderschap gaat ook over de dynamiek van een vergadering beïnvloeden en de focus te kunnen behouden.
Wil je zelf ervaren hoe diverse tools en methodieken je verder kunnen helpen? Naast het begeleiden van teams en organisaties trainen we professionals in effectief en creatief vergaderen. Verschillende werkvormen zetten je brein op een andere manier aan èn helpen het groepsproces verder.
Data & meer info
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak.
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer.